Co vědět
- Nejprve uspořádejte data do jednoho listu aplikace Excel.
- Dále ve Wordu vyberte Mailings > Zahájit hromadnou korespondenci > vyberte typ. Mailings > Vybrat příjemce > Použít existující seznam > Otevřete list.
- Nakonec sloučte pole ve Wordu na Mailings > Vložte slučovací pole. Vyberte pole a stiskněte Insert.
Tento článek vysvětluje, jak používat funkci hromadné korespondence v aplikacích Microsoft Word a Excel ke kombinaci textu z dokumentu aplikace Word s dokumentem zdroje dat, jako je například tabulka. Pokyny v tomto článku platí pro Word pro Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 a Word 2010.
Připravte data pro hromadnou korespondenci
Funkce hromadné korespondence aplikace Word bezproblémově funguje s daty z Excelu. I když můžete vytvořit zdroj dat ve Wordu, možnosti použití těchto dat jsou omezené. Pokud máte data seznamu adresátů v tabulce, není nutné informace znovu zadávat do zdroje dat aplikace Word.
Ve funkci hromadné korespondence aplikace Word můžete použít jakýkoli pracovní list aplikace Excel bez zvláštní přípravy. Aby se však předešlo chybám v procesu hromadné korespondence, je dobré uspořádat data v tabulce.
Před zahájením hromadné korespondence se ujistěte, že všechny změny, které se chystáte v tabulce provést, byly dokončeny. Jakmile sloučení začalo, provádění jakýchkoli změn může způsobit chyby hromadné korespondence.
Uspořádejte data tabulky
Uspořádejte data svého seznamu adresátů Excel do řádků a sloupců. Představte si každý řádek jako jeden záznam a každý sloupec jako pole, které se chystáte vložit do dokumentu.
- Umístit všechna data na jeden list: Data konference, kterou chcete použít pro hromadnou korespondenci, musí být na jednom listu. Pokud je rozložena na více listech, zkombinujte listy nebo proveďte více hromadné korespondence. Také se ujistěte, že jsou listy jasně pojmenovány, protože musíte vybrat ten, který chcete použít, aniž byste jej mohli zobrazit.
- Vytvořit řádek záhlaví: Vytvořte řádek záhlaví pro list, který chcete použít pro hromadnou korespondenci. Řádek záhlaví je řádek obsahující štítky, které identifikují data v buňkách pod ním. Chcete-li aplikaci Excel usnadnit rozlišování mezi daty a štítky, použijte tučný text, ohraničení buněk a stínování buněk, které jsou jedinečné pro řádek záhlaví. Také se ujistěte, že zvolená záhlaví odpovídají názvům slučovacích polí, což také sníží pravděpodobnost výskytu chyb.
- Správně formátovat číselná data: Ujistěte se, že věci, jako jsou čísla ulic a PSČ, jsou správně naformátovány tak, jak by se měly zobrazit po dokončení hromadné korespondence. Nesprávné formátování čísel může způsobit chyby při sloučení.
Jak určit seznam příjemců hromadné korespondence
Zde je návod, jak přidružit připravený excelový list obsahující váš seznam adresátů k vašemu dokumentu Word:
-
V aplikaci Word otevřete dokument, který budete používat jako šablonu hromadné korespondence. Může to být nový dokument nebo existující dokument. Vyberte Mailings > Zahájit hromadnou korespondenci.
Image -
Vyberte druh sloučení, který chcete spustit. Vaše možnosti jsou
- Dopisy
- E-mailové zprávy
- Obálky
- Dopisy
- Adresář
Pokud chcete, můžete k vytvoření hromadné korespondence použít také Průvodce hromadnou korespondencí. V tomto příkladu si projdeme kroky k ručnímu vytvoření hromadné korespondence.
-
Potom přejděte na kartu Mailings a vyberte Vybrat příjemce > Použít existující seznam.
Image -
Najděte a vyberte soubor Excel, který jste připravili pro hromadnou korespondenci, a poté vyberte Otevřít.
-
Pokud vás Word vyzve, zvolte Sheet1$ > OK.
Pokud váš Excel obsahuje záhlaví sloupců, zaškrtněte políčko První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců.
Vytvořte nebo upravte dokument hromadné korespondence
S vaší excelovou tabulkou připojenou k dokumentu hromadné korespondence, který vytváříte ve Wordu, je čas upravit váš dokument Word.
V tuto chvíli nemůžete provádět změny ve zdroji dat v aplikaci Excel. Chcete-li provést změny v datech, zavřete dokument ve Wordu před otevřením zdroje dat v Excelu.
Vložte slučovací pole do svého dokumentu
V aplikaci Word vyberte Mailings > Vložit slučovací pole pro načtení informací z tabulky do dokumentu. Vyberte pole, které chcete přidat (jméno, příjmení, město, stát nebo jiné), poté vyberte Insert.
Zobrazit dokumenty hromadné korespondence
Word při vkládání slučovacích polí do dokumentu nepřenáší formátování ze zdroje dat. Pokud chcete použít formátování, jako je kurzíva, tučné nebo podtržené, udělejte to ve Wordu.
Při prohlížení dokumentu s poli vyberte dvojité šipky na obou stranách pole, kde chcete použít formátování. Při prohlížení sloučených dat v dokumentu zvýrazněte text, který chcete změnit.
Jakékoli změny formátování se projeví ve všech sloučených dokumentech, nejen ve sloučeném dokumentu, ve kterém jste je změnili.
Náhled sloučených dokumentů
Chcete-li zobrazit náhled sloučených dokumentů, přejděte na Mailings > Náhled výsledků. Toto tlačítko funguje jako přepínač, takže pokud se chcete vrátit zpět k zobrazení pouze polí a ne dat, která obsahují, stiskněte ho znovu.
Procházejte sloučenými dokumenty pomocí tlačítek na kartě Korespondence. Jsou to zleva doprava: První záznam, Předchozí záznam, Přejít na záznam,Další záznam a Poslední záznam.
Než dokumenty sloučíte, prohlédněte si je všechny nebo co nejvíce, abyste ověřili, že se vše sloučilo správně. Věnujte zvláštní pozornost interpunkci a mezerám kolem sloučených dat.
Dokončit dokument hromadné korespondence
Když jste připraveni sloučit dokumenty, máte dvě možnosti:
- Tisk dokumentů: Sloučit dokumenty do tiskárny. Pokud zvolíte tuto možnost, budou dokumenty odeslány do tiskárny bez jakýchkoli úprav. Chcete-li to provést, vyberte Mailings> Finish & Merge > Tisk dokumentů.
- Upravit jednotlivé dokumenty: Pokud potřebujete přizpůsobit některé nebo všechny dokumenty (alternativou je přidat pole poznámky do zdroje dat pro přizpůsobené poznámky) nebo vytvořit jiné změny před tiskem upravte každý jednotlivý dokument. Chcete-li to provést, vyberte Mailings > Finish & Merge > Upravit jednotlivé dokumenty
Ať zvolíte kteroukoli metodu, zobrazí se vám dialogové okno, ve kterém můžete Wordu říci, aby sloučil všechny záznamy, aktuální záznam nebo rozsah záznamů. Vyberte záznamy, které chcete vytisknout, a poté vyberte OK.
Pokud chcete sloučit rozsah, zadejte počáteční číslo a konečné číslo pro záznamy, které chcete zahrnout do sloučení, a poté vyberte OK.
