Když v Outlooku naplánujete schůzku s jinou osobou nebo skupinou lidí, obdrží e-mail s pozvánkou s podrobnostmi o schůzce. Z tohoto e-mailu mohou přijmout nebo odmítnout pozvánku na schůzku. Outlook přidá schůzku do vašeho kalendáře Outlooku, zaznamenává odpovědi vašich účastníků a před zahájením schůzky odešle připomenutí.
Pokyny v tomto článku platí pro Outlook pro Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 a Outlook 2013.
Jak poslat pozvánku do kalendáře v aplikaci Outlook
Jak naplánovat schůzku v Outlooku:
-
Vyberte Domů tab.
Image -
Vybrat Nové položky > Schůzka.
Případně stiskněte Ctrl+Shift+Q.
Image -
V pozvánce na schůzku zadejte popis schůzky do textového pole Title.
Image -
Do textového pole Vyžadováno zadejte e-mailové adresy každého účastníka, který se musí schůzky zúčastnit. V aplikaci Outlook 2016 a 2013 zadejte e-mailové adresy do textového pole Komu.
Chcete-li vybrat kontakty ze svého adresáře, vyberte buď Povinné, Volitelné nebo Komu.
Image -
Do textového pole Volitelné zadejte e-mailové adresy lidí, se kterými byste se chtěli schůzky zúčastnit, ale nevyžadujte to od nich.
Image -
Vyberte čas zahájení a čas ukončení schůzky.
Image -
Chcete-li na schůzku zablokovat celý den v kalendáři, vyberte Celý den.
Image -
Do textového pole Location zadejte, kde pořádáte schůzku.
Image -
V oblasti Message zadejte další informace, které budou vaši účastníci potřebovat před schůzkou, a připojte všechny soubory, které chcete, aby si je přečetli.
Chcete-li k pozvánce na schůzku připojit soubor, vyberte kartu Insert a poté vyberte Připojit soubor. Chcete-li přidat odkaz na dokument na OneDrive, vyberte šipku rozbalovací nabídky Link.
Image -
Ve výchozím nastavení, když odešlete pozvánku na schůzku v aplikaci Outlook, pozvánka obsahuje požadavek na odpověď a dává příjemci možnost navrhnout nový čas schůzky. Chcete-li tyto možnosti změnit, vyberte kartu Meeting a poté vyberte Možnosti odpovědi
Image -
Vybrat Odeslat.
Pokud se váš rozvrh změní nebo pokud si vaši účastníci musí udělat jiné plány, schůzku buď zrušte, nebo ji přeplánujte.
Image
Jak nastavit opakující se schůzku
Outlook vám také umožňuje nastavit opakované schůzky. Tuto možnost použijte pro setkání, která plánujete opakovat každý týden, měsíc nebo jiné období. U opakované schůzky stačí zadat podrobnosti pouze jednou a všechny budoucí události budou přidány do vašeho kalendáře na základě vámi nastaveného intervalu.
-
Vyberte kartu Home a poté vyberte Nové položky > Meeting.
Image - V pozvánce na schůzku zadejte Název, Požadovaní účastníci, Nepovinní účastníci, Místo a zprávu popisující účel schůzky.
-
Vybrat Nastavit opakování.
V aplikaci Outlook 2016 a 2013 vyberte Meeting > Recurrence.
Image -
Otevře se dialogové okno Opakování schůzky. Zadejte čas zahájení, čas ukončení a trvání schůzky.
Image -
V sekci Vzor opakování vyberte, kdy se bude schůzka opakovat. Například pravidelná týdenní schůzka, která se koná každé pondělí.
Image -
V části Rozsah opakování zvolte dobu, po kterou budou opakující se schůzky pokračovat. Opakované schůzce můžete říci, aby se zrušila k určitému datu nebo po určitém počtu výskytů. Pokud nechcete, aby schůzka vypršela, vyberte Bez data ukončení.
Image -
Vybrat OK.
Image -
V pozvánce na schůzku vyberte Send.
Image
Jak používat Plánovacího asistenta k vytvoření schůzky
Pokud v práci používáte Microsoft 365 a jste uživatelem Exchange, použijte pomocníka pro plánování k nalezení nejlepšího času pro naplánování schůzky s ostatními. Když otevřete Asistenta plánování, uvidíte kalendáře lidí, které jste na schůzku pozvali.
Chcete-li použít asistenta plánování, vytvořte pozvánku na schůzku, vyberte kartu Meeting > Asistent plánování.
Jak zobrazit schůzku v kalendáři Outlook
Jakmile vytvoříte nebo přijmete schůzku, objeví se ve vašem kalendáři Outlooku na základě informací o datu a čase. Zde je návod, jak najít nadcházející události.
- Vyberte View Switcher a poté vyberte Calendar.
- Chcete-li najít schůzku, procházejte kalendář nebo použijte vyhledávací pole a zadejte název schůzky.
-
Chcete-li zobrazit podrobnosti o schůzce, dvakrát klikněte na položku kalendáře.
Image -
Chcete-li zobrazit odpovědi, vyberte kartu Tracking. Sloupec Response ukazuje, kteří účastníci přijali pozvání na schůzku a kteří neodpověděli.
Image -
Pokud jste obdrželi ústní přijetí od účastníka, vyberte Žádný a poté vyberte Přijato, Odmítnutonebo poskytl Předběžně odpověď.
Image - Po dokončení zavřete pozvánku na schůzku.
Jak přidat lidi do stávající pozvánky na schůzku
Můžete nastavit schůzku a poté mít další účastníky, které můžete pozvat později (například pokud najmete dalšího zaměstnance a chcete je přidat na pravidelné schůzky zaměstnanců). Zde je návod, jak pozvat nové účastníky na schůzku, kterou jste již nastavili.
- Najděte schůzku ve svém kalendáři.
- Dvakrát klikněte na položku schůzky.
-
Vyberte kartu Asistent plánování > Přidat účastníky.
Image -
V dialogovém okně Vybrat účastníky a zdroje vyberte jméno účastníka.
Image -
Vyberte buď Povinné nebo Volitelné, abyste uvedli, zda je účastník povinen být na schůzce nebo zda je jeho účast nepovinná.
Image -
Vybrat OK.
Image -
Účastník se nyní objeví v seznamu Všichni účastníci v Asistentovi plánování.
Image -
Vybrat Odeslat aktualizaci.
Image
