Co je dobré vědět
- Vyberte kontakty, které chcete přidat do seznamu, a přejděte na Domov > Kategorizovat > Všechny kategorie> New > pojmenujte seznam.
- Pro přidání kontaktů do seznamu vyberte kontakty a vyberte Domů > Kategorizovat > kategorie seznamu > OK.
Tento článek vysvětluje, jak vytvořit distribuční seznam s kategoriemi a posílat na ně e-maily v Outlooku pro Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 a 2007.
Použít kategorie kontaktů jako distribuční seznamy v aplikaci Outlook
Vytvoření distribučního nebo poštovního seznamu s kategoriemi v Outlooku pro Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 a 2010:
-
V aplikaci Outlook vyberte People. Nebo stiskněte Ctrl+3.
Image -
Zvýrazněte kontakty, které chcete přidat do distribučního seznamu. Chcete-li zvýraznit více sousedících položek, stiskněte Ctrl a vyberte kontakty. Chcete-li vybrat rozsah, stiskněte Shift a poté vyberte první a poslední kontakt v rozsahu.
Chcete-li přidat lidi, kteří nejsou ve vašich kontaktech aplikace Outlook, stiskněte Ctrl+N a vytvořte nový kontakt.
-
Přejděte na kartu Domů.
Image -
Ve skupině Tags vyberte Categorize.
Image -
Vybrat Všechny kategorie.
Image -
V dialogovém okně Color Categories vyberte New.
Image -
V dialogovém okně Přidat novou kategorii zadejte název distribučního seznamu.
Image - Vyberte Barva a vyberte Žádná nebo přiřaďte barvu.
-
Vybrat OK.
Image - V dialogovém okně Color Categories ověřte, že je vybrána nová kategorie.
- Vybrat OK.
Přidat členy do distribučního seznamu
Nové členy můžete do distribučního seznamu kdykoli přidat:
- Přejít na People.
-
Zvýrazněte kontakty, které chcete přidat do seznamu.
Image - Přejděte na kartu Domů.
- Ve skupině Tags vyberte Categorize.
-
Vyberte kategorii seznamu.
Image - Pokud se kategorie v nabídce nezobrazí, vyberte Všechny kategorie, zaškrtněte políčko kategorie v seznamu a poté vyberte OK.
Pošlete zprávu svému distribučnímu seznamu kategorií
Chcete-li napsat novou zprávu nebo žádost o schůzku pro všechny členy distribučního seznamu kategorií:
-
Přejít na People.
Image -
Vyberte Vyhledat kontakty nebo stiskněte Ctrl+E.
Image - Přejděte na kartu Hledat.
-
Ve skupině Upřesnit vyberte Categorized.
Image -
Vyberte požadovanou kategorii.
Image - Přejděte na kartu Domů.
-
Ve skupině Actions vyberte Mail Merge.
Image - V dialogovém okně Kontakty hromadné korespondence vyberte Všechny kontakty v aktuálním zobrazení.
- Vyberte typ dokumentu a vyberte Form Letters.
- Vyberte Sloučit do rozbalovací šipku a vyberte E-mail.
-
Do textového pole Předmět zprávy zadejte předmět e-mailu.
Image - Vybrat OK.
-
Vytvořte text e-mailu ve Wordu. Přejděte na kartu Mailing a použijte nástroje ve skupině Write & Insert Fields k přizpůsobení pozdravů pro každého příjemce a vložení dalších polí adresáře. Vyberte Náhled výsledků pro zobrazení polí a pravidel v e-mailu pro každého příjemce.
Image -
Vybrat Dokončit a sloučit > Odeslat e-mailové zprávy.
Image -
V dialogovém okně Sloučit do e-mailu vyberte šipku rozevírací nabídky Komu a vyberte E-mail.
Image - Vyberte Formát pošty a vyberte Prostý text nebo HTML.
- V části Odeslat záznamy vyberte Vše.
- Vybrat OK.
- Pokud budete vyzváni, vyberte Povolit.
Použít kategorie kontaktů jako distribuční seznamy v aplikaci Outlook 2007
Vytvoření distribučního nebo poštovního seznamu s kategoriemi v aplikaci Outlook 2007:
- Přejít na Kontakty.
-
Zvýrazněte kontakty, které chcete přidat do svého nového distribučního seznamu.
Chcete-li později přidat nové členy, zařaďte je do příslušné kategorie jednotlivě.
- Vyberte tlačítko Kategorizovat na panelu nástrojů. Nebo z nabídky vyberte Actions > Categorize.
- Vybrat Všechny kategorie.
- Vybrat Novinka.
- Zadejte název distribučního seznamu.
- Vyberte šipku rozbalovací nabídky Color a vyberte Žádné.
- Vybrat OK.
- Ověřte, že je zaškrtnuta nová kategorie, a vyberte OK.
Odeslat zprávu svému distribučnímu seznamu kategorií v aplikaci Outlook 2007
Chcete-li napsat novou zprávu nebo žádost o schůzku pro všechny členy distribučního seznamu provozovaného podle kategorií:
- Přejít na Kontakty.
- Vybrat Zobrazit > Aktuální zobrazení > Podle kategorie.
- Vyberte nadpis požadované kategorie seznamu.
- Vybrat Akce > Vytvořit > Nová zpráva kontaktu nebo Akce > Vytvořit > Nová žádost o schůzku pro kontakt.
- Vyberte OK, pokud vás aplikace Outlook upozorní, že vaše akce bude platit pro všechny položky ve skupině.
-
Vyberte pole Komu nebo Bcc. U zpráv se seznamem zvažte přidání adres do pole Skrytá kopie, abyste se vyhnuli odhalení adresy každého kontaktu.
Pokud má kontakt více e-mailových adres, Outlook přidá každou adresu. Smažte nepotřebné adresy, abyste svému kontaktu neposílali duplicitní e-mail.
- Do pole Komu zadejte svou e-mailovou adresu.
- Napište zprávu nebo žádost o schůzku.
- Odeslat zprávu.
