Outlook používá skupiny kontaktů k ukládání členů distribučního seznamu. Po vytvoření skupiny kontaktů a přidání kontaktů vytvořte jednu e-mailovou zprávu a adresujte ji skupině kontaktů. Tímto způsobem obdrží každý v distribučním seznamu stejnou zprávu a vy ušetříte čas.
Pokyny v tomto článku platí pro Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a Outlook pro Microsoft 365.
Jak nastavit distribuční seznam v aplikaci Outlook
Chcete-li vytvořit skupinu kontaktů v aplikaci Outlook, vytvořte seznam a vyberte, kam jej chcete uložit. Zde je návod:
- Otevřete Outlook.
-
Přejděte na kartu Home a vyberte Nové položky.
Image -
Vybrat Více položek > Kontaktní skupina. Nebo stiskněte Ctrl+ Shift+ L.
Image -
V okně Kontaktní skupina umístěte kurzor do textového pole Name a zadejte název distribučního seznamu.
Chcete-li odeslat e-mail do distribučního seznamu, zadejte název seznamu do textového pole Komu v okně nové zprávy.
- Okno Kontaktní skupina nechte otevřené.
Přidat členy do skupiny kontaktů aplikace Outlook
Po vytvoření a uložení skupiny přidejte kontakty do distribučního seznamu.
Přidání kontaktů do skupiny kontaktů:
- V okně Kontaktní skupina přejděte na kartu Kontaktní skupina.
-
Vybrat Přidat členy > Z kontaktů aplikace Outlook.
Image -
V dialogovém okně Vybrat členy: Kontakty vyberte kontakt a výběrem Členové přidejte tento kontakt do distribučního seznamu.
Pokud kontakt není uveden, vyhledejte kontakt podle jména nebo e-mailové adresy. Pokud kontakt stále nemůžete najít, vyberte šipku rozevírací nabídky Adresář a vyberte jiný seznam.
- Zopakujte krok 3 pro každý z kontaktů, které chcete přidat do distribučního seznamu.
- Vybrat OK.
-
V okně Kontaktní skupina vyberte Uložit a zavřít.
Vytvořit nový kontakt v distribučním seznamu
Přidání příjemců, kteří nejsou ve vašem adresáři aplikace Outlook, do skupiny kontaktů:
- Přejděte do Outlooku People a dvakrát klikněte na distribuční seznam.
- V okně Kontaktní skupina přejděte na kartu Kontaktní skupina a vyberte Přidat členy> Nový e-mailový kontakt.
-
Do textového pole Zobrazované jméno zadejte jméno kontaktu.
Image Pokud neznáte jméno kontaktu, zadejte jeho e-mailovou adresu nebo zadejte alias.
- Do textového pole E-mailová adresa zadejte e-mailovou adresu nového kontaktu.
- Pokud nového člena do adresáře přidat nechcete, zrušte zaškrtnutí políčka Přidat do kontaktů.
-
Vybrat OK.
- V okně Kontaktní skupina vyberte Uložit a zavřít pro uložení změn do distribučního seznamu.
Jak sdílet skupinu kontaktů v aplikaci Outlook
Jsou další lidé, kterým by prospělo, kdyby měli váš distribuční seznam? Místo toho, abyste je museli zakládat stejnou skupinu kontaktů od začátku, sdílejte s nimi skupinu kontaktů. Je to stejně snadné jako odeslání přílohy e-mailu.
Sdílení skupiny kontaktů:
- Přejít na Outlook People.
- Dvakrát klikněte na distribuční skupinu, kterou chcete sdílet.
-
V okně Kontaktní skupina přejděte na kartu Kontaktní skupina a vyberte Přeposlat skupinu> Jako kontakt aplikace Outlook.
Image Vyberte V internetovém formátu (vCard) a připojte textový soubor obsahující jména a adresy členů skupiny.
- Zprávu adresujte osobě, které chcete obdržet distribuční seznam.
- Vybrat Odeslat.
Importovat skupinu kontaktů aplikace Outlook, která s vámi byla sdílena e-mailem
Pokud někdo vytvořil distribuční seznam v aplikaci Outlook a poslal vám jej e-mailem jako soubor kontaktů aplikace Outlook, importujte seznam do svého adresáře a použijte jej jako svůj vlastní.
- Otevřete zprávu, která obsahuje přiložený soubor kontaktů aplikace Outlook pro skupinu.
-
Vyberte šipku rozbalovací nabídky přílohy.
Image - Vybrat Otevřít.
- V okně Kontaktní skupina přejděte na File > Info.
-
Vybrat Přesunout do složky > Kopírovat do složky.
Image -
V dialogovém okně Kopírovat položku do vyberte složku Contacts.
Image - Vybrat OK.
- S distribučním seznamem připraveným a připraveným můžete začít posílat zprávy jeho členům.
Pokud chcete větší kontrolu nad svými distribučními seznamy, použijte kategorie kontaktů k vytvoření elegantních seznamů adresátů.
