Existuje mnoho způsobů, jak sdílet složku v Outlooku s ostatními. Může to výrazně usnadnit práci s týmem nebo na projektu, když je veškerá komunikace na jednom místě, a může to být skvělý způsob, jak spravovat domácí aktivity, finance a mnoho dalšího. Naučte se vytvářet sdílené složky v Outlooku a organizovat si práci.
Musíte mít přístup k serveru Exchange. Toto je jediný způsob, jak můžete spravovat nebo sdílet své složky aplikace Outlook.
Jak sdílet složku v aplikaci Outlook 2016
Před pokusem o sdílení složky byste chtěli zkontrolovat, zda vám to váš administrátor dovolí. Pokud ano, zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete Outlook jako obvykle.
- Najděte složku, kterou chcete s někým sdílet.
-
Po nalezení klikněte pravým tlačítkem na složku a vyberte Properties
Image -
V okně vlastností vyberte kartu Oprávnění.
Image - Vybrat Přidat.
-
Ze seznamu e-mailových adres na serveru vyberte tu, se kterou chcete složku v Outlooku sdílet.
Image
Jak otevřít sdílenou složku v aplikaci Outlook
Pokud s vámi sdílí složku jiná osoba, ujistěte se, že vám udělil správná oprávnění. S největší pravděpodobností dostanete pozvánku ke sdílení e-mailem a vše, co musíte udělat, je vybrat Otevřít tyto poznámky/úkoly/časopis/kontakty/kalendář v levém horním rohu.
Zvažte uchování e-mailu s pozvánkou pro sdílenou složku.
Pokud smažete e-mail s pozvánkou, sdílený obsah vám bude stále přístupný, zbývá jen několik kroků navíc. Stačí vybrat kartu Folder a poté vybrat Otevřít sdílený kalendář/kontakty/časopis/poznámky/úkoly.
Funguje to v Outlooku 2010, Outlooku 2013, Outlooku 2016 a Outlooku 2019
Jak odebrat sdílenou složku
Ať už sdílíte složku nebo odstraňujete sdílenou složku, postup je přibližně stejný. Pokud s vámi byla sdílena složka, nejjednodušší způsob, jak se jí zbavit, by bylo požádat osobu, která vám udělila přístup, aby odebrala všechna oprávnění.
Pokud potřebujete někoho odebrat ze zobrazení vaší sdílené složky, postupujte podle těchto několika kroků:
- Klikněte pravým tlačítkem na sdílenou složku v Outlooku a vyberte Properties.
- Vyberte kartu Sdílení složky.
-
Vyberte uživatele, se kterým již složku nechcete sdílet, a poté vyberte Odebrat.
Úrovně oprávnění ve sdílených složkách v aplikaci Outlook
Existuje způsob, jak omezit, co mohou lidé dělat ve sdílené složce pomocí celé řady pokynů pro oprávnění.
Otevřete aplikaci Outlook, klikněte pravým tlačítkem na složku, kterou chcete sdílet, a vyberte Properties > Oprávnění. Odtud vyberte rozbalovací nabídku Úroveň oprávnění a vyberte jinou úroveň pro každou jinou osobu, se kterou můžete složku sdílet.
Pokud například vyberete Owner, tato osoba může dělat cokoli a všechno, ale pokud vyberete Reviewer, jediná věc mohou číst položky a nic jiného.
