Pokud většinu dne trávíte vyřizováním e-mailů, existuje spousta způsobů, jak používat Outlook efektivněji. Změňte výchozí nastavení tak, aby odpovídala způsobu vaší práce. Použijte jednu nebo dvě klávesové zkratky. Nastavte filtry pro automatizaci úloh. A ujistěte se, že aplikace Outlook běží maximální rychlostí. Podívejte se na následující tipy a tajemství a získáte trochu času.
Pokyny v tomto článku platí pro Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a Outlook pro Microsoft 365.
Soubor zpráv jedním kliknutím
Dělejte rychleji to, co děláte tak často. Nastavte akce jedním kliknutím pro snadnou správu e-mailů.
Zefektivnění konverzací
Nezasypávejte své e-mailové složky zprávami, které jsou citovány jinde. Zjistěte, jak používat Outlook k automatickému čištění e-mailů. Outlook za vás přesune nebo odstraní tyto nadbytečné e-maily.
Znovu odeslat e-maily
Znovu odešlete e-mail v aplikaci Outlook, abyste mohli znovu použít jeho obsah, předmět nebo příjemce místo toho, abyste začínali prázdnou zprávou.
Udržujte soubory aplikace Outlook malé a rychlé
Pokud chcete, aby byl Outlook rychlý, udržujte velikost hlavního souboru PST malou. Soubor PST je místo, kam Outlook ukládá e-maily, kontakty, kalendáře a další. Jedním ze způsobů, jak udržet soubor PST malý, je například přesunout starou poštu do samostatného archivního souboru.
Nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti nebo dovolené
Nechte si Outlook odpovědět vaším jménem, když budete pryč a nebudete moci odpovídat na váš e-mail. To vám ušetří čas nejen při dohánění času po dovolené, ale také každý pracovní den.
Přesunout e-mail rychle do libovolné složky
Pokud jste pro složku nenastavili ukládání jedním kliknutím, Outlook má jiný způsob, jak rychle přesouvat e-maily do složek. Zprávy můžete přenášet například pomocí klávesnice nebo praktického tlačítka na pásu karet.
Vytváření a používání e-mailových šablon
Když píšete podobné zprávy různým příjemcům, uložte si jeden z těchto e-mailů jako šablonu v Outlooku pro budoucí použití. Budete posílat stejný nebo podobný e-mail opakovaně se záviděníhodnou rychlostí.
Změnit výchozí vzhled a velikost písma aplikace Outlook
Pokud si myslíte, že písmo, které Outlook používá při psaní zprávy nebo čtení e-mailu, je příliš široké, vysoké, malé, malé, velké nebo modré, změňte je. Zjistěte, jak nastavit přesné písmo, styl písma a barvu, které se mají jako výchozí používat pro e-maily v aplikaci Outlook.
Smazat a ignorovat konverzaci
Když zjistíte, že se brouzdáte e-maily a konverzacemi, které jsou zcela irelevantní, Outlook vám může pomoci. Zjistěte, jak pomocí Outlooku odstranit celou konverzaci a nechat Outlook automaticky odstranit budoucí e-maily ve stejném vláknu.
Automaticky filtrovat poštu jednoho odesílatele do konkrétní složky
Začněte s jakýmkoli e-mailem a nastavte filtr aplikace Outlook, který automaticky přesune všechny budoucí zprávy od stejného odesílatele do konkrétní složky.
Najít související zprávy
V aplikaci Outlook je nalezení všech souvisejících zpráv snadné. Stačí vyhledat jméno kontaktu nebo slova v předmětu. Outlook uvádí všechny zprávy, které odpovídají vašim hledaným výrazům.
Nastavit výchozí účet pro nové e-maily
Ujistěte se, že nové zprávy, které píšete, začínají nejpravděpodobnější e-mailovou adresou Odesílatel zvolenou v Outlooku.
Hledat uvnitř zprávy
Chcete něco najít v dlouhém e-mailu? Zjistěte, jak pomocí aplikace Outlook prohledávat text uvnitř e-mailové zprávy.
Naplánujte doručení e-mailů později
Můžete dát Outlooku pokyn, aby odeslal zprávu pouze v určité datum nebo po něm. To je užitečné pro pravidelně se vyskytující události, jako je například týdenní oznámení o schůzce.
Rychle zrušte smazání zprávy
Smazali jste v Outlooku e-mail, který nebyl připraven přejít do složky Odstraněná pošta? Zde je jednoduchý způsob, jak tento e-mail okamžitě získat zpět.
Nastavit distribuční seznamy
Vytvářejte si vlastní seznamy adresátů v aplikaci Outlook a snadno posílejte zprávy skupinám lidí, aniž byste museli zadávat všechny e-mailové adresy.
Smazat přílohy ze zpráv
Ponechte si zprávu; ztratit svou velkou velikost. Zjistěte, jak pomocí aplikace Outlook odebrat připojené soubory (poté, co je uložíte jinam) z e-mailových zpráv. Velikost poštovní schránky můžete výrazně zkrátit.
Rychle najít všechny zprávy od odesílatele
Outlook vyhledá všechny zprávy od konkrétního odesílatele a pomocí tohoto tipu vám je rychle zobrazí.
Nastavit složku „Všechny zprávy“
Zobrazit všechny odeslané, přijaté, archivované a uložené e-maily pro účet na jednom místě v aplikaci Outlook.
Nechat Outlook Zvýraznit poštu zaslanou pouze vám
Když jste jediným příjemcem e-mailu, zpráva je obvykle důležitější, než když jste jedním z tuctu lidí. Zjistěte, jak může Outlook zvýraznit zprávy, které mají v řádku Komu pouze vy.
Upravit přijaté e-mailové zprávy
Místo přeposílání e-mailů sobě nebo vytváření poznámek jinde v aplikaci Outlook nebo mimo ni můžete upravit jakýkoli přijatý e-mail a přidat vlastní text.
Automaticky kopie: Všechny odeslané e-maily
Outlook může poslat kopii každé zprávy, kterou napíšete, na jinou e-mailovou adresu.
Rozšiřte Outlook pomocí doplňků, které šetří čas
Doplňky jako ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen a Auto-Mate mohou zlepšit váš pracovní postup v Outlooku tím, že vám umístí správné informace na dosah ruky, inteligentně filtrují a automatizují opakující se úkoly.
