Mnoho e-mailových klientů, včetně Microsoft Outlook a Apple Mail, vám umožňuje vyžadovat a odesílat potvrzení o přečtení. Pokud jste odesílatel, který chce vědět, zda byl jeho e-mail přijat a přečten, požádáte o potvrzení o přečtení. Pokud obdržíte e-mail s požadavkem na potvrzení o přečtení, máte možnost zaslat potvrzení o přečtení zpět. Zde je několik dalších informací o potvrzeních o přečtení, jejich účelu a jaké máte možnosti.
Zasílání žádostí o potvrzení o přečtení pomocí vašeho e-mailu
Přestože se přesný proces mírně liší v závislosti na vašem e-mailovém klientovi, je obvykle snadné připojit k e-mailu požadavek na potvrzení o přečtení před odesláním zprávy. Ale odeslání požadavku na potvrzení o přečtení nezaručuje, že dostanete potvrzení o přečtení zpět.
Příjemce vašeho e-mailu nemusí posílat potvrzení o přečtení, pokud nechce. Ne každý chce, aby odesílatel věděl, zda otevřel a přečetl svůj e-mail. Příjemci nemusí být připraveni vyřídit jakékoli potřebné požadavky nebo akce, nebo mohou raději nereagovat z důvodu ochrany soukromí.
Potvrzení o přečtení nepodporují všichni e-mailoví klienti a uživatelé mohou tuto funkci zakázat, takže váš příjemce nemusí ani vědět, že požadujete potvrzení o přečtení.
Potvrzení o přečtení obvykle nejlépe fungují v prostředí firmy nebo organizace, kde všichni používají stejnou e-mailovou službu a mají společné cíle v oblasti produktivity.
Považuje se za špatnou e-mailovou etiketu požadovat potvrzení o přečtení každého e-mailu, když neexistuje žádný obchodní důvod nebo nejsou sdělovány žádné důležité informace. Nejlepších výsledků dosáhnete, když potvrzení o přečtení použijete pouze u důležitých e-mailů nebo v případech, kdy to vyžadují obchodní důvody.
Sečteno podtrženo
Pokud zjistíte, že vaši příjemci odmítají posílat zpět potvrzení o přečtení, zkuste požádat o potvrzení v e-mailové zprávě. Například do svého e-mailu přidejte řádek, který říká něco jako: „Náš termín je napjatý. Potvrďte prosím přijetí tohoto e-mailu“nebo „Zašlete prosím krátkou odpověď, abych věděl, že tuto informaci obdržel každý.“Je stejně pravděpodobné, že obdržíte potvrzení jako při použití potvrzení o přečtení.
Měli byste poslat zpět potvrzení o přečtení?
Pokud jste na straně příjemce žádosti o přečtení a potvrzení, je na vás, zda ji chcete odeslat, nebo ne. V obchodním prostředí je pravděpodobně důležité zaslat zpět potvrzení o přečtení, pokud je požadováno, zvláště pokud se e-mail týká projektů a krátkých termínů.
V ostatních nastaveních se snažte podle svého nejlepšího úsudku zvolit co nejohleduplnější opatření. Pokud se ocitnete zavaleni požadavky na přečtení nedůležitých e-mailů, zvažte deaktivaci této funkce.
