Co je dobré vědět
- Vyberte Spustit hromadnou korespondenci a vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit. Poté vyberte Vyberte příjemce a vyberte, kdo jej obdrží.
- Vyberte Vložit slučovací pole a přidejte všechna pole, která chcete použít. Proces dokončete výběrem Dokončit a sloučit.
- Případně použijte Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem, pokud potřebujete podrobnější nápovědu k vytvoření sloučeného dokumentu.
Použití hromadné korespondence ve všech verzích aplikace Microsoft Word sloučí data ze zdroje dat s vaším dokumentem. Je ideální pro dopisy, katalogy, štítky a další. Zde je návod, jak začít s touto funkcí šetřící čas.
Jak hromadně sloučit ve Wordu
Ve všech aktuálních verzích Wordu vás možnost Hromadná korespondence na kartě Korespondence na pásu karet provede vytvořením dopisu hromadné korespondence.
Vytvořte nový dopis nebo otevřete existující dopis, než začnete.
-
Na pásu korespondence vyberte Spustit hromadnou korespondenci a vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit. Můžete například vybrat dopisy, obálky nebo štítky. Případně vyberte Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem pro další pomoc při vytváření vašeho dokumentu.
Image -
Vyberte Vyberte příjemce na pásu zpráv a přidejte příjemce do e-mailu. Můžete se rozhodnout vytvořit novou databázi příjemců. Můžete se také rozhodnout použít existující seznam nebo kontakty aplikace Outlook.
Image -
V poli Příjemci hromadné korespondence pomocí zaškrtávacích políček vyberte kontakty, které chcete zahrnout do hromadné korespondence. Až bude seznam připraven, vyberte OK.
Image -
Vyberte Vložte slučovací pole na pásu karet korespondence. Vyberte první pole, které chcete přidat. Název pole se zobrazí tam, kde se v dokumentu nachází kurzor. Opakujte a vložte každé pole, které chcete zahrnout. Případně můžete vybrat možnost, jako je Blok adresy nebo Řádek pozdravu
Text obklopující pole můžete upravovat a formátovat. Formáty použité na pole se přenesou do vašeho hotového dokumentu. Do dopisu můžete i nadále přidávat pole.
Image -
Než dopisy vytisknete, měli byste je zkontrolovat, abyste zjistili chyby. Věnujte pozornost zejména mezerám a interpunkci kolem polí. Také se budete chtít ujistit, že jste vložili správná pole na správná místa.
Chcete-li zobrazit náhled písmen, vyberte Náhled výsledků na pásu zpráv. K procházení dokumentu použijte šipky.
Image -
Můžete si všimnout chyby v datech jednoho z vašich dokumentů. Tato data v dokumentu hromadné korespondence nelze změnit. Místo toho to budete muset opravit ve zdroji dat.
To provedete výběrem Upravit seznam příjemců na pásu zpráv. V okně, které se otevře, můžete změnit data pro libovolného z vašich příjemců. Můžete také omezit příjemce. Zrušte zaškrtnutí políčka vedle jmen příjemců, aby je z operace sloučení vynechali, a vyberte OK.
Image -
Po zkontrolování dokumentů jste připraveni je dokončit dokončením sloučení. Vyberte tlačítko Finish & Merge na pásu karet Mailings. Můžete se rozhodnout upravovat jednotlivé dokumenty, tisknout dopisy nebo je poslat e-mailem. Pokud se rozhodnete dopisy vytisknout nebo poslat e-mailem, zobrazí se výzva k zadání rozsahu. Můžete zvolit tisk všech, jednoho nebo sady souvislých písmen. Word vás provede procesem každého.
Image
