První správné zadání dat do tabulky se vyhne pozdějším problémům a usnadní používání mnoha nástrojů a funkcí aplikace Excel, jako jsou vzorce a grafy. Tento výukový program popisuje základní co dělat a co nedělat při zadávání dat do tabulkových programů, jako jsou Excel, Tabulky Google a Open Office Calc.
Pokyny v tomto článku platí pro Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pro Mac, Excel pro Microsoft 365 a Excel Online.
Přehled zadávání dat v Excelu
Sešity Excelu jsou výkonné analytické nástroje, které ukládají velké množství dat. Ujistěte se, že jsou vaše data zobrazena a analyzována správně, pomocí doporučených postupů Excel pro zadávání dat.
Toto jsou nejdůležitější a nepotřebné věci, které je třeba mít na paměti při používání Excelu:
- Udělejte naplánujte si tabulku.
- Nenechávejte prázdné řádky nebo sloupce při zadávání souvisejících údajů.
- Ukládejte často a ušetřete na dvou místech.
- Nepoužívejte čísla jako záhlaví sloupců a nezahrnujte jednotky s údaji.
- Do používejte ve vzorcích odkazy na buňky a pojmenované rozsahy.
- Nenechávejte buňky obsahující vzorce odemčené.
- Udělejte seřaďte svá data.
Naplánujte si svou tabulku
Při zadávání dat do Excelu je dobré plánovat, než začnete psát. Rozhodněte, jak se bude list používat, jaká data bude obsahovat a co se s těmito daty udělá. Tato rozhodnutí významně ovlivňují konečné uspořádání listu.
Plánování před psaním šetří čas později, pokud je třeba tabulku reorganizovat, aby byla efektivnější.
Zde je několik bodů, které je třeba vzít v úvahu při plánování sešitů Excel:
- Jaký je účel tabulky?
- Kolik dat bude tabulka obsahovat?
- Jsou grafy nutné?
- Vytiskne se tabulka?
Sečteno podtrženo
Umístění dat určuje účel tabulky, protože nejdůležitější informace musí být viditelné a snadno dostupné. Pokud vaše data vyžadují výpočty, výpočty určují, které vzorce a funkce jsou potřeba a kam se mají vzorce zadat.
Kolik dat tabulka pojme?
Množství dat, které bude tabulka zpočátku obsahovat, a množství, které do ní bude přidáno později, určuje počet listů, které budete pro sešit potřebovat.
Zde je několik tipů:
- Nerozšiřujte svá data příliš daleko. Pokud jsou data obsažena v několika listech, může být obtížné najít konkrétní informace. Výkon Excelu ovlivňují také výpočty, které zahrnují více listů nebo sešitů.
- U velkých listů zobrazujte významné součty sloupců nad záhlavím sloupců, nikoli ve spodní části listu, abyste rychle našli souhrnné informace.
Jsou potřebné grafy?
Pokud budou všechna data nebo jejich část použita v grafu nebo grafech, může to ovlivnit rozložení informací.
Při používání grafů se řiďte těmito doporučenými postupy:
- V závislosti na typu grafu může být nutné data seskupit odlišně. Vytvořte například souhrnnou oblast pro koláčové grafy.
- U velkých tabulek přesuňte grafy na samostatné stránky, aby se listy nepřeplňovaly daty a obrázky.
Bude tabulka vytištěna?
Způsob uspořádání dat závisí na tom, jak budou data vytištěna. Budou vytištěna všechna data nebo jen některá data? Budou data vytištěna na výšku nebo na šířku?
Při tisku pracovních listů mějte na paměti tyto tipy:
- Pokud je list vytištěn pomocí zobrazení na výšku na papír velikosti Letter (8,5" x 11"), umístěte většinu dat do řádků pod několik sloupců. Tímto způsobem jsou nadpisy viditelné na jednom listu.
- Pokud je list vytištěn na více listech, vytiskněte záhlaví sloupců v horní části každé stránky. Záhlaví sloupců poskytují přehled dat a usnadňují přístup a čtení dat.
- Pokud se tiskne několik sloupců dat, použijte rozložení na šířku, aby byly všechny nadpisy na jedné stránce. Opět platí, že pokud potřebujete více listů, vytiskněte záhlaví sloupců v horní části každé stránky.
- Pokud list obsahuje grafy, přesuňte je před tiskem sešitu na samostatný list.
Nenechávejte prázdné řádky nebo sloupce při zadávání souvisejících údajů
Prázdné řádky nebo sloupce v datových tabulkách nebo související rozsahy dat ztěžují správné používání několika funkcí aplikace Excel, jako jsou grafy, kontingenční tabulky a specifické funkce.
Dokonce i prázdné buňky v řádku nebo sloupci obsahující data mohou způsobit problémy, jak ukazuje obrázek níže.
Nepřítomnost prázdných míst pomáhá Excelu detekovat a vybírat související data při používání řady funkcí, jako je řazení, filtrování nebo AutoSum.
Chcete-li data rozdělit a usnadnit čtení, použijte ohraničení nebo formátujte nadpisy a štítky. K oddělení a zvýraznění dat použijte vizuální vodítka, jako je tučný text, čáry a barva buněk.
Při práci s daty v řádcích a sloupcích se řiďte těmito tipy:
- Umístěte popisný nadpis na začátek prvního sloupce tabulky s údaji pod ním.
- Pokud existuje více než jedna datová řada, uveďte je jednu po druhé ve sloupcích (zleva doprava) s názvem každé datové řady nahoře.
Sečteno podtrženo
Udržování souvisejících dat pohromadě je nezbytné, ale je také užitečné oddělit nesouvisející rozsahy dat. Mezi různými rozsahy dat nebo jinými daty na listu ponechte prázdné sloupce nebo řádky, aby Excel vybral správné související rozsahy nebo tabulky dat.
Ukládejte často
Význam častého ukládání práce nelze přeceňovat ani říkat příliš často. Pokud používáte webovou tabulku, jako jsou Tabulky Google nebo Excel Online, ukládání není problém. Tyto programy nemají možnost uložení. Místo toho se tabulky automaticky ukládají do vašeho cloudového účtu pomocí funkce Automatické ukládání.
U stolních tabulkových procesorů uložte práci po dvou nebo třech změnách. Uložte například poté, co jste přidali data, naformátovali záhlaví sloupců nebo zadali vzorec. Přinejmenším si ukládejte práci každé dvě nebo tři minuty.
I když se stabilita počítačů a počítačového softwaru v průběhu času výrazně zlepšila, software stále padá, dochází k výpadkům napájení a jiní lidé někdy zakopnou o váš napájecí kabel a vytáhnou ho ze zásuvky. A když dojde k nehodě, ztráta dat zvýší vaši pracovní zátěž, protože rekonstruujete to, co jste již udělali.
Excel má funkci automatického ukládání, která obvykle funguje velmi dobře, ale neměli byste na ni plně spoléhat. Zvykněte si zabezpečit svá data častým ukládáním.
Zkratka k ukládání
Nemusíte pohybovat myší na pásu karet a klikat na ikony, abyste svou práci uložili. Místo toho si zvykněte na ukládání pomocí kombinace klávesových zkratek. Až budete chtít pracovní list uložit, stiskněte Ctrl+ S.
Ušetřete na dvou místech
Je také důležité ukládat svá data na dvě různá místa. Druhé místo je záloha. Nejlepší záloha je ta, která je na jiném fyzickém místě než původní.
Při ukládání záložní kopie sešitů zvažte ukládání souborů do cloudového účtu. Když jsou sešity uloženy v počítači a v cloudu, budete mít nejen záložní kopii v cloudu, ale cloud je navržen s redundantními zálohami, což znamená, že vaše data jsou uložena na více serverech.
Cloudové zálohy
Znovu, zálohování nemusí být časově náročný úkol.
Pokud zabezpečení nepředstavuje problém, například pokud je pracovní list seznamem vašich DVD, pravděpodobně postačí poslat si kopii e-mailem. Pokud je zabezpečení problémem, cloudové úložiště je možností.
V případě online tabulek si vlastníci programu zálohují své servery, a to včetně všech uživatelských dat. Pro jistotu si však stáhněte kopii souboru do počítače.
Nepoužívejte čísla jako záhlaví sloupců a nezahrnujte jednotky do dat
K identifikaci svých dat používejte nadpisy v horní části sloupců a na začátku řádků, nadpisy zjednodušují operace, jako je řazení. Ale jako nadpisy nepoužívejte čísla jako 2012, 2013 a tak dále.
Jak je znázorněno na obrázku výše, nadpisy sloupců a řádků, které jsou čísly, mohou být neúmyslně zahrnuty do výpočtů. Pokud vaše vzorce obsahují funkce, které automaticky vybírají rozsah dat pro argument funkce, jako je AutoSum, čísla v záhlaví sloupců způsobí problém.
Tyto funkce, které zahrnují také AutoMax a AutoAverage, obvykle nejprve vyhledávají sloupce čísel a poté se podívají doleva na řadu čísel. Všechny nadpisy, které jsou čísly, budou zahrnuty do vybraného rozsahu.
Čísla, která se používají jako záhlaví řádků, mohou být zaměněna za jinou datovou řadu, pokud jsou vybrána jako součást rozsahu pro graf, nikoli jako popisky os.
Formátujte čísla v buňkách nadpisů jako text nebo vytvořte textové štítky tak, že před každé číslo uvedete apostrof ('), například '2012 a '2013. Apostrof se v buňce nezobrazí, ale změní číslo na textová data.
Ponechat jednotky v nadpisech
Do každé buňky s číselnými údaji nezadávejte měnu, teplotu, vzdálenost ani jiné jednotky. Pokud tak učiníte, je možné, že Excel nebo Tabulky Google zobrazí všechna vaše data jako text.
Místo toho umístěte jednotky do záhlaví v horní části sloupce, abyste zajistili, že tyto nadpisy budou v textovém formátu a nebudou způsobovat problém.
Text doleva, čísla doprava
Rychlý způsob, jak zjistit, zda máte textová nebo číselná data, je zkontrolovat zarovnání dat v buňce. Ve výchozím nastavení jsou textová data v Excelu a Tabulkách Google zarovnána doleva a číselná data jsou v buňce zarovnána doprava.
Přestože toto výchozí zarovnání lze změnit, formátování by se mělo použít po zadání všech dat a vzorců. Výchozí zarovnání vám poskytne vodítko, zda jsou data v listu správně naformátována.
Symboly procent a měny
Osvědčeným postupem pro zadávání dat do listu je zadat prosté číslo a poté naformátovat buňku tak, aby se číslo zobrazovalo správně, například jako procento nebo jako měna.
Excel a Tabulky Google rozpoznávají symboly procent, které jsou zapsány do buňky spolu s číslem. Tyto aplikace také přijímají běžné symboly měn, jako je znak dolaru ($) nebo symbol britské libry (£), pokud je zadáte do buňky spolu s číselnými údaji, ale jiné symboly měn, jako je jihoafrický rand (R), je interpretováno jako text.
Abyste se vyhnuli případným problémům, zadejte částku a poté naformátujte buňku pro měnu, nikoli zadávejte symbol měny.
Používejte ve vzorcích odkazy na buňky a pojmenované rozsahy
Odkazy na buňky i pojmenované rozsahy mohou být a měly by být použity ve vzorcích, aby vzorce a celý list neobsahovaly chyby a byly aktuální.
Odkazy na buňky jsou kombinací písmene sloupce a čísla řádku buňky, například A1, B23 a W987. Odkazy na buňky identifikují umístění dat v listu.
Pojmenovaný rozsah nebo definovaný název je podobný odkazu na buňku v tom, že se používá k identifikaci buňky nebo rozsahu buněk v listu.
Odkazování na data ve vzorcích
Vzorce se v Excelu používají k provádění výpočtů, jako je sčítání nebo odčítání.
Pokud jsou skutečná čísla ve vzorcích jako:
=5 + 3
Pokaždé, když se data změní, musíte vzorec upravit. Takže pokud jsou nová čísla 7 a 6, vzorec bude:
=7 + 6
Pokud zadáte data do buněk v listu, použijte ve vzorci namísto čísel odkazy na buňky nebo názvy rozsahů.
Pokud zadáte číslo 5 do buňky A1 a 3 do buňky A2, vzorec bude:
=A1 + A2
Chcete-li aktualizovat data, změníte obsah buněk A1 a A2, ale ponecháte vzorec tak, jak je. Excel automaticky aktualizuje výsledky vzorce.
Tato metoda je užitečná, když list obsahuje složité vzorce a když více vzorců odkazuje na stejná data. Poté změníte data pouze na jednom místě, což zase aktualizuje vzorce, které na ně odkazují.
Odkazy na buňky a pojmenované rozsahy také zvyšují bezpečnost listů tím, že chrání vzorce před náhodnými změnami a přitom ponechávají datové buňky, které se mění, přístupné.
Sečteno podtrženo
Další funkcí Excelu a Tabulek Google je, že odkazy na buňky nebo názvy rozsahů lze zadávat do vzorců pomocí ukazování, což zahrnuje kliknutí na buňku a zadání odkazu do vzorce. Ukazování snižuje možnost chyb způsobených zadáním nesprávného odkazu na buňku nebo překlepem názvu rozsahu.
K výběru dat použijte pojmenované rozsahy
Pojmenování oblasti souvisejících dat usnadňuje výběr dat, která budou řazena nebo filtrována.
Pokud se velikost datové oblasti změní, upravte pojmenovaný rozsah pomocí Správce názvů.
Nenechávejte odemčené buňky obsahující vzorce
Poté, co trávili tolik času správou svých vzorců a používáním správných odkazů na buňky, mnoho lidí dělá tu chybu, že nechávají tyto vzorce náchylné k náhodným nebo neúmyslným změnám.
Zamkněte buňky obsahující vaše vzorce, pokud používáte odkazy na buňky nebo pojmenované rozsahy. V případě potřeby chraňte buňky heslem, aby byly v bezpečí.
Zároveň ponechte buňky obsahující data odemčené, aby uživatelé mohli zadávat změny a udržovat tabulku aktuální.
Ochrana listu nebo sešitu se skládá ze dvou kroků:
- Ujistěte se, že jsou uzamčeny správné buňky.
- Chraňte pracovní list přidáním hesla.
Třiďte svá data
Třiďte svá data až je dokončíte. Práce s malým množstvím netříděných dat v Excelu nebo Tabulkách Google není obvykle problém, ale jak se tabulka zvětšuje, je obtížné s ní efektivně pracovat.
Seřazená data jsou snáze pochopitelná a analyzovaná. Některé funkce a nástroje, jako je SVYHLEDAT a SUBTOTAL, vyžadují k získání přesných výsledků seřazená data.
Třiďte také svá data různými způsoby, abyste odhalili trendy, které na první pohled nejsou zřejmé.
Vyberte data k seřazení
Excel potřebuje znát přesný rozsah, který potřebujete seřadit, a identifikuje oblasti souvisejících dat, pokud existují:
- Žádné prázdné řádky nebo sloupce v oblasti souvisejících dat.
- Prázdné řádky a sloupce mezi oblastmi souvisejících dat.
Excel také určí, zda má datová oblast názvy polí, a vyloučí tento řádek z řazení.
Povolit Excelu vybrat rozsah pro řazení může být riskantní, zejména u velkého množství dat, které je těžké zkontrolovat.
Použijte jména k výběru dat
Abyste zajistili, že jsou vybrána správná data, zvýrazněte rozsah před zahájením třídění. Pokud plánujete opakovaně třídit stejný rozsah dat, nejlepším způsobem je pojmenovat jej.
Když třídíte pojmenovaný rozsah dat, zadejte název do pole Název nebo jej vyberte z přidruženého rozevíracího seznamu. Excel automaticky zvýrazní správný rozsah dat v listu.
Řazení skrytých řádků a sloupců
Excel při řazení nezahrnuje skryté řádky a sloupce dat, takže tyto řádky a sloupce musí být před řazením odkryty. Pokud je například řádek 7 skrytý v rozsahu dat, která budou setříděna, zůstane jako řádek 7 a nepřesune se na správné místo v seřazených datech.
Totéž platí pro sloupce dat. Řazení podle řádků zahrnuje změnu pořadí sloupců dat, ale pokud je před řazením skrytý sloupec B, po řazení zůstane jako sloupec B.
Uložit čísla jako čísla
Zkontrolujte, zda jsou všechna čísla naformátována jako čísla. Pokud výsledky neodpovídají vašim očekáváním, může sloupec obsahovat čísla uložená jako text, nikoli jako čísla. Například záporná čísla importovaná z některých účetních systémů nebo čísla zadaná s úvodním apostrofem (') jsou uložena jako text.
Když jsou data rychle tříděna pomocí tlačítka A-Z nebo Z-A, může se něco pokazit. Pokud je v datech prázdný řádek nebo prázdné sloupce, některá data se seřadí a některá ne. Nejjednodušší způsob, jak zajistit, že jste před tříděním vybrali správný rozsah dat, je pojmenovat je.
Pokud je vybrána jedna buňka, Excel rozšíří výběr na rozsah (podobně jako když stisknete Ctrl+ Shift+ 8 ) ohraničené jedním nebo více prázdnými sloupci a řádky. Poté prozkoumá první řádek ve vybraném rozsahu, aby určil, zda obsahuje informace v záhlaví nebo ne.
Záhlaví sloupců musí splňovat přísná pravidla, než je Excel rozpozná jako záhlaví. Pokud jsou například v řádku záhlaví prázdné buňky, Excel si může myslet, že se nejedná o záhlaví. Podobně, pokud je řádek záhlaví naformátován stejně jako ostatní řádky v rozsahu dat, Excel nemusí záhlaví rozpoznat. Pokud navíc datová tabulka obsahuje text a řádek záhlaví neobsahuje nic jiného než text, Excel nerozpozná řádek záhlaví; řádek záhlaví vypadá stejně jako jiný datový řádek v Excelu.
Excel třídí až poté, co je vybrán rozsah a Excel určí, zda existuje řádek záhlaví. Výsledky řazení závisí na tom, zda Excel správně vybral rozsah i určení řádku záhlaví. Pokud si například Excel nemyslí, že existuje řádek záhlaví, pak se záhlaví seřadí do těla dat.
Abyste se ujistili, že váš rozsah dat je správně rozpoznán, použijte Ctrl+ Shift+ 8zkratka pro zobrazení toho, co Excel vybere. Pokud nesplňuje vaše očekávání, upravte buď charakter dat ve vaší tabulce, nebo vyberte rozsah dat před použitím dialogového okna Sort.
Abyste zajistili správné rozpoznání nadpisů, použijte Ctrl+ Shift+ 8 zkratku pro výběr rozsahu dat a poté se podívejte na první řádek. Pokud má záhlaví prázdné buňky mezi těmi, které jsou vybrány v prvním řádku, první řádek je formátován stejně jako druhý řádek nebo jste vybrali více než jeden řádek záhlaví, Excel předpokládá, že žádný řádek záhlaví neexistuje. Chcete-li to napravit, proveďte změny v řádku záhlaví, abyste se ujistili, že je Excel rozpozná.
Pokud vaše datová tabulka používá víceřádková záhlaví, Excel může mít problém je rozpoznat. Problém je složený, když očekáváte, že aplikace Excel zahrne do tohoto záhlaví prázdné řádky; prostě to automaticky neumí. Před řazením však můžete vybrat řádky, které se mají seřadit. Jinými slovy, buďte konkrétní v tom, co chcete, aby Excel třídil; nenechte Excel, aby za vás dělal předpoklady.
Uložit data a časy jako text
Pokud výsledky řazení podle data nedopadnou podle očekávání, data ve sloupci obsahující klíč řazení mohou obsahovat data nebo časy uložené jako textová data, nikoli jako čísla (data a časy jsou formátovaná číselná data).
Na obrázku výše skončil záznam pro A. Petersona na konci žebříčku, když podle data výpůjčky 5. listopadu 2014 by měl být nad záznamem pro A. Wilsona, který také má datum výpůjčky 5. listopadu. Důvodem neočekávaných výsledků je, že datum výpůjčky pro A. Petersona bylo uloženo jako text, nikoli jako číslo.
Smíšená data a rychlé řazení
Při použití metody rychlého třídění se záznamy obsahujícími textová a číselná data Excel třídí čísla a textová data samostatně a umístí záznamy s textovými daty na konec seřazeného seznamu.
Excel může do výsledků řazení zahrnout také záhlaví sloupců a interpretovat je jako další řádek textových dat spíše než jako názvy polí v tabulce dat.
Upozornění na řazení
Při použití dialogového okna Seřadit, a to i pro řazení podle jednoho sloupce, může Excel zobrazit varování, že narazil na data uložená jako text, a nabízí tyto možnosti:
- Seřaďte vše, co vypadá jako číslo, jako číslo.
- Třiďte čísla a čísla uložená jako text odděleně.
První možnost umístí textová data na správné místo výsledků řazení. Druhá možnost umístí záznamy obsahující textová data na konec výsledků řazení stejně jako u rychlého řazení.
