Máte obrovskou excelovou tabulku, ze které nemůžete udělat hlavu ani patu?
Je čas uspořádat si seznam kontaktů do databáze Microsoft Access. Je to mnohem snazší, než si dokážete představit, a výsledek vás určitě potěší. Tento výukový program vás provede celým procesem krok za krokem. Pokud nemáte vlastní tabulku a chcete se řídit výukovým programem, můžete si stáhnout ukázkový soubor Excel použitý k vygenerování výukového programu.
Vytvořit novou databázi Access 2013
Pokud nemáte existující databázi, kterou používáte k ukládání kontaktních informací, pravděpodobně budete chtít vytvořit novou databázi od začátku. Chcete-li to provést, vyberte na obrazovce Začínáme s Microsoft Office Access ikonu Prázdná desktopová databáze. Zobrazí se obrazovka výše. Zadejte název databáze, vyberte tlačítko Vytvořit a můžete začít.
Zahájit proces importu do Excelu
Vyberte kartu Externí data v horní části obrazovky Access a poklepejte na tlačítko Excel, čímž zahájíte proces importu aplikace Excel.
Vyberte zdroj a cíl
Poté se vám zobrazí obrazovka uvedená výše. Vyberte tlačítko Procházet a přejděte k souboru, který chcete importovat. Jakmile najdete správný soubor, vyberte tlačítko Otevřít.
V dolní polovině obrazovky se zobrazí možnosti cíle importu. V tomto tutoriálu se zajímáme o převod existující tabulky Excel na novou databázi Accessu, takže zvolíme Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi Další možnosti na této obrazovce vám umožňují:
- Propojte svou databázi s listem Excel, aby se změny ve zdrojovém listu projevily v databázi.
- Importujte data do existující databázové tabulky.
Jakmile vyberete správný soubor a možnost, pokračujte výběrem OK.
Vyberte záhlaví sloupců
Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko První řádek obsahuje záhlaví sloupců, pokud první řádek tabulky obsahuje názvy sloupců pro data, jako je příjmení, jméno a adresa. To dá Access pokyn, aby první řádek považoval za jména, nikoli za skutečná data, která mají být uložena v seznamu kontaktů.
Pokračujte výběrem Další.
Vytvořit libovolné požadované indexy
Databázové indexy jsou interní mechanismus, který lze použít ke zvýšení rychlosti, s jakou může Access najít informace ve vaší databázi. V tomto kroku můžete použít index na jeden nebo více sloupců databáze. Jednoduše vyberte rozbalovací nabídku Indexed a vyberte příslušnou možnost.
Mějte na paměti, že indexy vytvářejí velkou režii pro vaši databázi a zvyšují množství použitého místa na disku. Z tohoto důvodu chcete indexované sloupce omezit na minimum. V naší databázi budeme nejčastěji vyhledávat podle příjmení našich kontaktů, takže vytvoříme index na toto pole. Můžeme mít přátele se stejným příjmením, takže zde chceme povolit duplikáty. Ujistěte se, že je ve spodní části oken vybrán sloupec Příjmení, a poté vyberte Yes (Duplicates OK) z rozbalovací nabídky Indexed.
Pokračujte výběrem Další.
Vyberte primární klíč
Primární klíč se používá k jednoznačné identifikaci záznamů v databázi. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je nechat Access vygenerovat primární klíč. Vyberte možnost Nechat Access přidat primární klíč a pokračujte stisknutím Next. Pokud vás zajímá výběr vlastního primárního klíče, možná si budete chtít přečíst náš článek o klíčích databáze.
Pojmenujte svůj stůl
Aplikaci Access musíte poskytnout název, který bude odkazovat na vaši tabulku. Zadejte toto do příslušného pole a vyberte tlačítko Finish.
Zobrazit svá data
Uvidíte přechodnou obrazovku s dotazem, zda chcete uložit kroky použité k importu dat. Pokud ne, pokračujte a vyberte Zavřít.
Poté se vrátíte na hlavní obrazovku databáze, kde si můžete prohlédnout svá data jednoduchým dvojitým kliknutím na název tabulky v levém panelu.
Blahopřejeme, úspěšně jste importovali svá data z Excelu do Accessu!
