Microsoft Teams nabízí řadu nástrojů pro zvýšení produktivity a zlepšení komunikace mezi zaměstnanci pomocí textového chatu, hlasových hovorů a videohovorů, funkcí sdílení souborů, online záznamů směn a sdílených kalendářů.
Funkce sdíleného kalendáře Microsoft Teams umožňuje členům skupiny vytvářet schůzky přímo v aplikaci Teams, určovat podrobnosti a přidávat další členy, aby byli o události nejen informováni, ale aby byla přidána do svých synchronizovaných Microsoft Teams kalendář také.
Tento článek se kromě webové verze vztahuje i na aplikace Microsoft Teams na zařízeních Windows 10, iOS a Android.
Jak fungují kalendáře Microsoft Teams
Microsoft Teams je nástroj pro spolupráci navržený pro organizace nebo skupiny, a je tedy strukturován s ohledem na skupinu nebo tým. Možná se budete moci přihlásit do skupiny Microsoft Teams pomocí svého běžného e-mailu, ale častěji je vám přidělen firemní e-mail, který používáte pro přístup do Teams a dalších souvisejících aplikací a služeb Microsoft 365.
Aplikace Microsoft Teams má jeden hlavní kalendář, který je přiřazen celé vaší skupině nebo organizaci. Členové skupiny mohou do tohoto kalendáře přidávat schůzky nebo události, které se automaticky zobrazí v kalendáři ostatním členům. Jednotlivci mohou být také přidáni do událostí kalendáře nebo schůzek, pokud jsou povinni se jich zúčastnit.
Technicky se vestavěný (nebo výchozí) kalendář nazývá kalendář skupiny, zatímco externí kalendáře sdílené v rámci Microsoft Teams jsou sdílené kalendáře. Tyto pojmy se však často zaměňují a rozdíl mezi nimi se stírá.
Je dobré odkazovat na kalendáře v Microsoft Teams pomocí jedinečných názvů, nikoli používat sdílené nebo skupinové podmínky, abyste předešli nejasnostem.
Kalendáře lze také sdílet v rámci Microsoft Teams z Outlooku nebo jiných plánovacích služeb, jako je Kalendář Google.
Jak vytvořit událost sdíleného kalendáře Microsoft Teams
Zde je postup pro vytvoření události, která se v Microsoft Teams nazývá schůzka, kterou lze sdílet s ostatními členy skupiny a automaticky ji přidat do kalendáře skupiny.
Tento příklad používá aplikaci Microsoft Teams pro Windows 10, ale tyto pokyny a použité nabídky jsou stejné ve všech ostatních verzích.
- Otevřete aplikaci Microsoft Teams.
-
Vybrat Kalendář.
Image -
Klikněte na Nová schůzka.
Image -
Z rozbalovací nabídky v horní části obrazovky vyberte příslušné časové pásmo.
Image Nemusíte se starat o to, v jakém časovém pásmu jsou členové vašeho týmu, protože čas vaší schůzky se jim automaticky přizpůsobí.
-
Do pole Přidat název zadejte název schůzky.
Image -
Do pole Přidat požadované účastníky zadejte jména lidí, kteří chcete být o události informováni. Jakmile začnete psát, měla by se automaticky objevit jména, abyste si mohli vybrat.
Image Pokud chcete tuto událost kalendáře sdílet s lidmi, kteří nejsou ve vaší skupině Microsoft Teams nebo možná ani nepoužívají Microsoft Teams, můžete tak učinit zadáním jejich celé e-mailové adresy místo jejich jména.
Kliknutím na Volitelné přidáte členy skupiny, o kterých chcete vědět o schůzce, ale nemusíte se jich zúčastnit.
Po vytvoření schůzky bude všem pozvaným stranám zaslána pozvánka na jejich přidruženou e-mailovou adresu.
-
Dále zadejte čas začátku a konce schůzky.
Image -
Kliknutím na Neopakuje se otevřete nabídku a udělejte ze schůzky pravidelnou událost, pokud se má opakovat. Můžete například chtít mít stejnou schůzku každý všední den, týden nebo jednou za měsíc.
Image -
Klikněte na Přidat kanál, pokud je vaše schůzka specifická pro určitou kategorii v nastavení Microsoft Teams vaší společnosti. Můžete jej například umístit do kanálu manažerů, aby pouze ti členové týmu, kteří tento kanál používají, věděli, že se koná schůzka.
Image Mnohá z těchto polí můžete nechat prázdná, pokud chcete.
-
Další je pole Přidat umístění. Navzdory svému názvu to ve skutečnosti není pro specifikaci fyzického umístění. Místo toho je to pro výběr připojeného systému místnosti s podporou Microsoft Teams nebo konferenčního telefonního zařízení.
Pokud vaše společnost taková zařízení nepoužívá, nemusíte si dělat starosti s vyplňováním tohoto pole.
Image -
Do velkého pole v dolní části obrazovky zadejte podrobnosti pole schůzky, zadejte popis schůzky, program schůzky nebo zprávu pro účastníky.
Image -
Nakonec klikněte na Odeslat. Tím se událost přidá do vašeho kalendáře Microsoft Teams a pozvete ty, které jste přidali. Jakmile odpoví, událost se automaticky přidá také do jejich kalendářů.
Image Pokud jste do události nikoho nepřidali, zobrazí se vám místo toho tlačítko Uložit. Tím jednoduše uložíte událost do vašeho osobního kalendáře Microsoft Teams.
Co dělá Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Možnost Scheduling Assistant, která se zobrazuje při vytváření schůzky v Microsoft Teams na počítači, představuje alternativní způsob, jak vytvořit nebo upravit událost. Využívá vizuálnější uživatelské rozhraní, které zobrazuje možnosti v levé části obrazovky a umožňuje vám vybrat časové období pomocí myši, která automaticky provede změny plánu.
Skutečnou výhodou Asistenta plánování je to, jak zobrazuje všechny plány členů skupiny. Díky tomu můžete snadno zjistit, v jaké časy a dny jsou všichni k dispozici, a odpadá vám starosti s tím, že se členů skupiny budete muset ptát, jaký čas jim nejlépe vyhovuje.
Plány se v nástroji Scheduling Assistant zobrazí pouze v případě, že je do Microsoft Teams zadal administrátor nebo jiní uživatelé. Pokud vaše organizace nepoužívá Microsoft Teams ke správě plánů, tato funkce nebude užitečná.
Microsoft Teams’ Scheduling Assistant je zcela volitelný nástroj, i když někteří jej mohou preferovat před výchozí možností vytváření schůzek.
Jak přijmout pozvánku do kalendáře Microsoft Teams
Jakmile jste byli přidáni ke schůzce v kalendáři Microsoft Teams, měli byste téměř okamžitě obdržet pozvánku e-mailem.
Když obdržíte tento e-mail, kliknutím na odkaz Připojit se ke schůzce Microsoft Teams přijměte pozvánku. Otevře se aplikace Microsoft Teams a přidá vás do události. Pokud nemáte nainstalovaný Microsoft Teams, budete vyzváni k jeho instalaci.
Pokud jste nedostali pozvánku, ověřte si u tvůrce události, zda použil správnou e-mailovou adresu. Můžete také zkontrolovat složku se spamem nebo nevyžádanou poštou.
Některé e-mailové služby vás mohou vyzvat k přidání těchto událostí Microsoft Teams do jejich vlastního kalendářového systému. Můžete to udělat, pokud chcete, ale stále budete muset kliknout na textový odkaz v e-mailu, abyste přijali pozvání.
Jak používat vytváření a sdílení událostí týmů Outlook
Microsoft Teams vyžaduje k použití účet Microsoft. Vaše společnost nebo organizace vám obvykle poskytne nový účet Microsoft, který lze použít pro přístup k Microsoft Teams a řadě dalších služeb Microsoft Office.
E-mail spojený s tímto účtem Microsoft lze použít k přihlášení do aplikace Outlook, a protože tento účet slouží také k přístupu do Teams, lze v Outlooku vytvářet schůzky v kalendáři a automaticky je synchronizovat s Microsoft Teams.
Aby to fungovalo, musíte pro Outlook a Microsoft Teams používat stejný účet Microsoft. Například nemůžete použít svůj osobní e-mailový účet Outlook k vytvoření události pro pracovní kalendář Microsoft Teams.
To lze provést jak pomocí aplikací Outlook, tak prostřednictvím webového prostředí a celý proces je téměř totožný s tím, jak byste vytvořili schůzku v Microsoft Teams, jak je uvedeno výše.
Pro přístup ke kalendáři v aplikaci Outlook jednoduše klikněte na ikonu Kalendář v dolní části nabídky vlevo. Jakmile je kalendář otevřený, kliknutím na den zahájíte proces vytváření události.
Pokud chcete, aby se událost vytvořená v Outlooku registrovala do Teams, musíte aktivovat přepínač vedle Schůzka týmů, , kterou najdete vedle Vyhledejte místnost nebo místo text. Pokud tak neučiníte, funkce sdíleného kalendáře Microsoft Teams se neaktivuje a událost bude pouze základní událostí ve vašem kalendáři Outlooku.
Jak sdílet jiný kalendář v Microsoft Teams
Zatímco Microsoft Teams nabízí vlastní vestavěnou funkci kalendáře, je také možné importovat další kalendáře z Outlooku, Google nebo jakékoli jiné plánovací služby, která svým kalendářům poskytuje webovou adresu, kterou lze sdílet.
To může být užitečné, pokud váš tým používá jinou aplikaci nebo službu pro správu událostí mimo ekosystém Microsoft Office.
Tento příklad používá Kalendář Google, ale postup je stejný pro ostatní takové služby.
- Otevřete Kalendář Google ve webovém prohlížeči jako obvykle.
-
Najeďte kurzorem myši na název kalendáře tak, aby se napravo od jeho názvu objevily tři tečky. Kliknutím na tři tečky otevřete nabídku.
Image -
Klikněte na Nastavení.
Image -
Klikněte na webovou adresu pod Veřejná adresa URL tohoto kalendáře a stiskněte Ctrl + Vpro zkopírování do schránky.
Image -
Otevřete Microsoft Teams a přejděte do skupiny nebo chatu, do kterého chcete kalendář přidat.
Image -
Klikněte na symbol + v horní části obrazovky.
Image -
Klikněte na Webové stránky.
Image -
Vložte adresu svého kalendáře do pole URL.
Image Můžete také přidat vlastní název tak, že zadáte do pole Název karty a zaškrtnutím políčka vedle položky zvolíte, zda chcete upozornit skupinu na přidání kalendáře Příspěvek na kanál o této kartě.
-
Klikněte na Uložit.
Image Váš kalendář bude nyní sdílen v rámci Microsoft Teams a bude jej moci zobrazit každý na této nové vlastní kartě.
Jak upravit schůzku Microsoft Teams
Pokud chcete upravit schůzku Microsoft Teams, kterou jste vytvořili nebo k níž máte přístup, stačí na ni kliknout v kalendáři v aplikaci Microsoft Teams a provést změny v příslušných polích.
Můžete přidat nebo odebrat účastníky, změnit čas nebo místo a také upravit název a popis události. Po dokončení změn nezapomeňte kliknout na Odeslat aktualizaci.
Pokud se vám nebo členům vašeho týmu změny nezobrazují, zkuste aplikaci úplně zavřít a poté ji znovu otevřít.
Události Teams můžete také upravit v Outlooku tak, že otevřete událost v kalendáři a kliknete na Upravit.
