Co je dobré vědět
- Můžete si ji vytvořit v centru pro správu MS 365 pod Skupiny > Sdílené poštovní schránky. Vyberte Přidat poštovní schránku a postupujte podle kroků odtud.
- Každý, kdo je přiřazen ke sdílené poštovní schránce Microsoft Office 365, má přístup ke všemu v ní: příchozím e-mailům, odpovědím, přeposílání atd.
- Uživatelé Office 365 potřebují pro přístup ke sdílené poště předplatné Microsoft Exchange Online.
Tento článek vysvětluje, jak přidat uživatele do sdílené poštovní schránky Outlooku a jak používat sdílené poštovní schránky v Outlooku, na webu a z mobilní aplikace. Tyto pokyny platí pro Office 365 pro Windows a macOS; Výhled 2019, 2016, 2013 a 2010; Outlook pro iOS a Android; a Outlook na webu.
Jak vytvořit sdílenou poštovní schránku v Office 365
Můžete vytvořit tolik sdílených poštovních schránek, kolik potřebujete, ale každý uživatel, kterého k poštovní schránce přiřadíte, musí mít předplatné Microsoft 365. Postup nastavení sdílené poštovní schránky:
-
Přihlaste se do centra pro správu Microsoft 365 pomocí účtu globálního správce Microsoft 365 nebo přihlašovacích údajů k účtu správce Exchange.
Centrum pro správu Microsoft 365 bylo dříve známé jako Centrum pro správu Office 365.
-
V navigačním panelu vyberte Skupiny > Sdílené poštovní schránky.
Image - Vyberte Přidat poštovní schránku na stránce Sdílené poštovní schránky.
-
Na stránce Přidat poštovní schránku zadejte název sdílené poštovní schránky do pole Name.
Image -
V poli Email se automaticky vytvoří alias poštovní schránky, ale pokud chcete, můžete alias změnit. Až sdílenou poštovní schránku pojmenujete, vyberte Přidat.
Image - Vyberte Přidat členy do této schránky pod Další kroky.
- Vyberte Přidat členy na stránce Přidat členy sdílené schránky.
-
V části Členové zaškrtněte políčko vedle každé osoby, která bude mít přístup ke sdílené poštovní schránce. Až budete hotovi, vyberte Uložit a poté Zavřít.
Pokud v seznamu nevidíte jméno osoby, vyberte Hledat a zadejte jméno osoby.
Jak uložit odeslaný e-mail do sdílené poštovní schránky
Když uživatel odešle e-mailovou zprávu ze sdílené poštovní schránky, kopie této zprávy se uloží do složky tohoto uživatele Sent Items, nikoli do sdílené poštovní schránky. Pokud chcete tyto e-maily uložit do sdílené poštovní schránky, musíte upravit nastavení sdílené poštovní schránky.
Chcete-li uložit odeslané e-mailové zprávy do sdílené poštovní schránky, proveďte následující kroky:
- Přihlaste se do centra pro správu Microsoft 365 a v navigačním podokně vyberte Skupiny > Sdílené poštovní schránky.
- Vyberte svou sdílenou poštovní schránku.
-
Vyberte Upravit vedle Odeslané položky.
Image - Nastavit obojí Kopírovat položky odeslané jako tuto schránku a Kopírovat položky odeslané jménem této schránky do Zapnuto , poté vyberte Uložit.
Jak používat sdílenou poštovní schránku v Outlooku 2016, Outlooku 2013 a Outlooku 2010
Když nastavíte sdílenou poštovní schránku, ostatní uživatelé nemusí dělat nic pro zobrazení sdílené poštovní schránky v desktopové verzi Outlooku. Sdílená poštovní schránka se automaticky zobrazí na postranním panelu aplikace Outlook.
Chcete-li odeslat e-mail ze sdílené poštovní schránky, proveďte následující kroky:
- Vyberte kartu Home v horní části aplikace Outlook.
-
Vyberte Nový e-mail pro vytvoření nové zprávy.
Image - V nové e-mailové zprávě vyberte Od a poté vyberte sdílenou poštovní schránku.
- Napište zprávu a vyberte Send.
Jak získat přístup ke sdílené poštovní schránce v Outlooku na webu
Pokud chcete pracovat se sdílenou schránkou ve webovém prohlížeči, musíte schránku přidat ručně. Chcete-li přidat sdílenou poštovní schránku do Outlooku na webu, proveďte následující kroky:
- Přihlaste se ke svému účtu Microsoft 365 a poté vyberte aplikaci Outlook.
- Klikněte pravým tlačítkem na Složky (nebo název vaší poštovní schránky) v navigačním podokně a poté vyberte Přidat sdílenou složku.
-
Do dialogového okna Add shared folder zadejte e-mailovou adresu sdílené poštovní schránky a poté vyberte Add.
Jak přidat sdílené poštovní schránky do aplikace Outlook Mobile
Pokud chcete mít přístup ke sdílené poštovní schránce ze svého chytrého telefonu nebo tabletu, postupujte takto:
- Spusťte aplikaci Outlook pro iOS nebo Android a přihlaste se ke svému účtu.
-
Klepněte na Přidat účet v levém podokně a poté klepněte na Přidat sdílenou poštovní schránku.
Pokud máte více účtů Outlook, vyberte ten, který má přístup ke sdílené poštovní schránce.
-
Zadejte e-mailovou adresu. Po dokončení procesu byste měli vidět svou sdílenou poštovní schránku pod svými účty v aplikaci Outlook.
Pokud chcete z aplikace Outlook odebrat sdílenou poštovní schránku, přejděte na Nastavení > Účty, klepněte na sdílenou schránku a zvolte Smazat účet.
Co je sdílená poštovní schránka v Office 365?
Každá osoba přiřazená ke sdílené poštovní schránce Office 365 má úplný přístup ke všem zprávám v ní. Uživatelé členů mohou číst příchozí e-maily, odpovídat na zprávy, přeposílat zprávy a vidět, jak ostatní odpověděli.
Když člen týmu odpoví na e-mailovou zprávu ze sdílené poštovní schránky, e-mail je odeslán ze sdílené adresy, nikoli z e-mailové adresy jednotlivce, takže informace všech zůstanou důvěrné. To znamená, že sdílené poštovní schránky obvykle nemají uživatelská jména ani hesla, což vytváří určité bezpečnostní problémy.
Proč používat sdílenou poštovní schránku?
Sdílené poštovní schránky jsou ideální pro oddělení služeb zákazníkům nebo marketingová oddělení, která chtějí, aby na příchozí e-mailové zprávy odpovídal nejbližší dostupný člen týmu. Sdílené poštovní schránky také obsahují sdílený seznam kontaktů a sdílený kalendář, takže členové skupiny mohou vytvářet schůzky na centrálním místě, které uvidí všichni členové.
