Co je dobré vědět
- V aplikaci Outlook vyberte Soubor > Info > Nastavení účtu >Nastavení účtu.
- Přejděte na kartu Datový soubor a vyberte Přidat. V dialogovém okně New Outlook Data File vyberte Datový soubor Outlook a poté vyberte OK.
- Pojmenujte archiv, vyberte jeho umístění a vyberte OK. Přetáhněte celé složky do nové složky Archiv.
Tento článek vysvětluje, jak zachovat malý soubor PST archivací staré pošty. Pokyny v tomto článku platí pro Outlook pro Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010.
Jak archivovat starou poštu v Outlooku, aby byl soubor PST malý
S tím, jak roste hromada pošty, kterou máte v Outlooku, tak obvykle trvá, než Outlook udělá to, co chcete. Hrozí limit velikosti souboru PST. (V souboru PST neboli „Osobní složky“Outlook uchovává všechna vaše data, včetně kalendářů, kontaktů a e-mailů.)
Vytvoření archivu starých zpráv v aplikaci Outlook odděleně od souboru PST, který používáte každý den:
- Vyberte File a zvolte Info.
-
Vyberte Nastavení účtu a z nabídky vyberte Nastavení účtu. Otevře se okno Nastavení účtu.
Image -
Vyberte kartu Datový soubor.
Image -
Vyberte Přidat. Otevře se dialogové okno Nový datový soubor aplikace Outlook.
Image -
Vyberte Datový soubor Outlook a zvolte OK.
Image -
Zadejte název archivu pod Název souboru a vyberte umístění, kam chcete soubor uložit.
Image - Vyberte OK a zavřete okno.
Přesunout poštu do archivu
Chcete-li naplnit nově vytvořený archiv PST, přetáhněte celé složky do kořenové složky nově zobrazené pod Složky pošty To je užitečné, pokud již máte Archiv složka, která obsahuje řekněme veškerou poštu z minulého roku. Stačí to vložit do archivu PST.
Alternativně k archivaci jednotlivých položek:
- Klikněte pravým tlačítkem na kořenovou složku pojmenovanou po vašem archivním PST pod Složky pošty.
-
Z nabídky vyberte Nová složka.
Image -
Zadejte požadovaný název složky.
Pokud chcete archivovat e-maily, ujistěte se, že je pod Složka obsahuje vybrána Pošta a poštovní položky. Chcete-li archivovat další položky, vyberte příslušnou kategorii.
Image - Přetáhněte jednotlivé e-maily nebo skupiny e-mailů do nově vytvořené složky.
- Chcete-li přesunout veškerou poštu předcházející určitému datu ve složce (nebo vnořených složkách), vyberte File > Info.
-
Vyberte Tools a zvolte Vyčištění poštovní schránky.
Image -
Z nabídky, která se objevila, vyberte AutoArchive.
Image
Zavřít archivní soubor PST
Po archivaci všech položek můžete soubor PST zavřít v Outlooku:
- Klikněte pravým tlačítkem na kořenovou složku vašeho archivu PST pod Složky pošty.
-
Vyberte Zavřete „_“z nabídky.
Image
Přístup k poště ze souboru PST uzavřeného archivu
Chcete-li načíst zprávy z archivního souboru PST, který jste uzavřeli:
- Vyberte kartu File a zvolte Otevřít a exportovat.
-
Vyberte Otevřít datový soubor aplikace Outlook.
Image - Soubor PST a jeho složky se objeví pod Složky pošty, připraveny k akci.
Malý soubor PST je rychlý soubor PST
Vyplatí se udržovat velikost hlavního souboru PST malou a spravovatelnou. Můžete nechat Outlook provést některé z toho pomocí automatické archivace nebo rozdělit zprávy mezi více souborů PST, což může být bezbolestné a rychlé.
