Klíčové poznatky
- Zaměstnanci často na schůzkách dělají více věcí najednou a šance na to roste, jak se schůzka protahuje.
- Ne každý multitasking je však špatný a „pozitivní multitasking“může zvýšit produktivitu.
- Vzdálené pracovní platformy by mohly přidat nové funkce, které pracovníky postrčí k úkolům souvisejícím se schůzkou.
Pokud pracujete na dálku, je velká šance, že jste během schůzky v minulém týdnu dělali více věcí najednou – a nejste v tom skoro sami.
Nový dokument vydaný společností Microsoft uvádí čísla k problému. Zatímco multitasking byl u krátkých malých schůzek vzácný, na schůzkách, které se vlekly déle než hodinu, narostl na téměř univerzální úroveň. Nejsou to však všechny špatné zprávy: článek, který se zaměřil na používání Microsoft Teams, navrhuje několik způsobů, jak by pracovníci mohli zlepšit své zaměření.
"FocusAssist pro Windows byl již odeslán a mohl by zde být obrovskou pomocí," řekla e-mailem Dr. Mary Czerwinski, partnerská výzkumnice a manažerka výzkumu ve společnosti Microsoft. „Naplánování času soustředění přes Cortanu je další dostupná možnost v Outlooku.“
Co má dělat vzdálený pracovník?
Multitasking na schůzce je často považován za neslušný nebo kontraproduktivní a noviny zjistily, že se to někdy ukázalo jako pravda. Vědci však argumentují složitějším bodem. Ne každý multitasking je negativní a nástroje lze použít k tomu, aby vzdálené pracovníky navedly k pozitivním výsledkům.
Účastníci podrobně popsali výhody pozitivního multitaskingu v anonymním deníku. "Byl jsem méně frustrovaný schůzkami, které pro mě nebyly příliš užitečné," řekl jeden.
Jiní uvedli, že oceňují volbu věnovat zvýšenou pozornost, když je to potřeba, a pak se soustředit jinam, když to není potřeba. Účastníci uvedli, že multitasking jim pomohl najít informace, jako jsou související soubory nebo e-mailové výměny, relevantní pro schůzku.
… 80minutový maraton, který vyvolává sténání, je více než šestkrát pravděpodobnější, že podpoří multitasking.
Dr. Czerwinski řekl, že vzdálení pracovníci používající Microsoft Teams nebo Windows se mohou obrátit na Focus Assist a Focus Time, aby odstranili rozptýlení, která nejsou pro schůzku relevantní, a vyčlenili si čas na soustředění se na konkrétní úkoly. Dokument upřednostňuje jakýkoli nástroj, který na schůzce odsouvá vnější požadavky na pozornost pracovníků.
Nové, lepší funkce v platformách pro práci na dálku by mohly jít ještě dále a podporovat pozitivní multitasking. Tento dokument navrhuje „režim zaměření“specifický pro schůzku, který pracovníkům pomůže provádět více věcí najednou způsoby relevantními pro schůzku, jako je otevírání e-mailů nebo souborů v rozhraní schůzky namísto jiného okna nebo programu. To by podpořilo pozitivní multitasking a zároveň odstranilo rušivé vlivy, které se vyskytují v jiných programech.
Výzkumní pracovníci také navrhují vylepšené nástroje pro agendu, které pracovníkům umožňují opustit schůzky dříve nebo se připojit ke schůzce uprostřed schůzky, pokud jsou relevantní pouze části schůzky. To by mohlo bojovat proti úhlavnímu nepříteli každého rozsahu pozornosti: dlouhé, nudné schůzky.
Vzdálení pracovníci při dlouhých schůzkách táhnou
Multitasking nebyl příliš běžný, když byly všechny schůzky agregovány: asi 30 % schůzek zahrnovalo multitasking e-mailů a zhruba 24 % vidělo multitasking souborů.
To se ale s dobou trvání změnilo. Není překvapením, že schůzky kratší než 20 minut vykazovaly několik případů multitaskingu, ale nabraly šokující rychlost jako droga na jednání.
Schůzka o délce 20 až 40 minut byla téměř dvakrát pravděpodobnější, že účastníky poslala do honby za jinou prací, a 80minutový maraton, který vyvolává sténání, měl více než šestkrát vyšší pravděpodobnost, že pracovníky rozptýlí.
Velikost schůze – stejně jako počet přítomných lidí – byla také klíčová. Osobní schůzky nejméně podporovaly multitasking a třetí osoba výsledek téměř nezměnila. Ale ponoření se do dalších úkolů bylo pravděpodobné, protože se ve videohovoru objevilo více tváří. Multitasking byl více než dvakrát pravděpodobnější na setkání s 10 nebo více lidmi.
Jeden účastník podrobně popsal související motivaci. "Na velkých jednáních, jako jsou radnice, mám tendenci se zastavit a skutečně naslouchat, když se řekne něco zajímavého," řekl účastník. "Zbytek času se zdá, že se na práci vůbec nesoustředím."
Údaje zahrnovaly další slabší, ale překvapivější výsledek: plánované schůzky jsou špatnou zprávou. Plánovaná schůzka měla asi jedenapůlkrát vyšší pravděpodobnost, že bude podporovat multitasking než schůzka ad hoc. Z plánovaných schůzek byly opakující se schůzky nejúrodnějším důvodem k rozptýlení.
„To, jak jsou vzdálená setkání plánována a strukturována, významně souvisí s tím, kdy a do jaké míry lidé rozdělují svou pozornost,“uzavírá list. Než tedy na hodinové pozvánce na schůzku stisknete Odeslat, znovu to zvažte – pokud nechcete dát kolegům čas, aby si vyčistili doručenou poštu.
