Ztráta důležitých dokumentů, jejichž vytvářením jste strávili tolik času, je frustrující, zvláště pokud jste jako většina uživatelů, kteří vytvářejí dokumenty přímo v počítači a nemají výhodu ručně psané kopie.
Zde je šest způsobů, jak udržet vaše textově zpracované dokumenty v bezpečí.
Nikdy neukládejte své dokumenty na disk OS
Většina textových procesorů sice ukládá vaše soubory do složky Moje dokumenty, ale toto je pro ně to nejhorší místo. Ať už se jedná o virus nebo selhání softwaru, většina problémů s počítačem ovlivňuje operační systém a často je jediným řešením přeformátování disku a přeinstalace operačního systému. V takovém případě bude vše na disku ztraceno.
Instalace druhého pevného disku do počítače je relativně levný způsob, jak tento problém vyřešit. Druhý interní pevný disk nebude ovlivněn, pokud je operační systém poškozen, a lze jej dokonce nainstalovat na jiný počítač, pokud si potřebujete koupit nový.
Pokud jste skeptičtí ohledně instalace druhého interního disku, externí pevný disk je vynikající volbou. Externí disk lze kdykoli připojit k libovolnému počítači připojením k portu USB nebo FireWire. Mnoho externích disků má také další výhodu v podobě zálohování jedním dotykem nebo plánovaného zálohování; určíte složky a plán a software se postará o zbytek.
Sečteno podtrženo
Ukládání souborů na jiné místo, než je váš operační systém, nestačí; musíte vytvářet pravidelné zálohy souborů. Zvyšte své šance na obnovení souboru tím, že si vytvoříte jeho druhou zálohu. Pokud jsou data důležitá, zvažte uložení zálohy do ohnivzdorného trezoru.
Pozor na e-mailové přílohy
I když jste si jisti, že neobsahují viry, přílohy e-mailů mohou způsobit ztrátu dat. Pokud například obdržíte dokument se stejným názvem, jaký má na disku, a váš e-mailový software je nastaven na ukládání příloh do stejného umístění, riskujete přepsání souboru, který tam již je. To se často stává, když spolupracujete na dokumentu a kolegové posílají aktualizace e-mailem.
Nastavte svůj e-mailový program tak, aby ukládal přílohy na jedinečné místo, nebo pokud to není možné, dobře si to rozmyslete, než uložíte přílohu e-mailu na pevný disk.
Pozor na chybu uživatele
Využívejte ochrany obsažené ve vašem textovém editoru, jako jsou funkce pro správu verzí a sledované změny. Běžný způsob, jak uživatelé ztrácejí data, je, když upravují dokument a nechtěně smažou jeho části. Po uložení dokumentu budou změněné nebo odstraněné části ztraceny, pokud jste nepovolili funkce, které za vás ukládají změny.
Pokud se nechcete zabývat pokročilými funkcemi, použijte klávesu F12, než začnete pracovat na uložení souboru pod jiným názvem. Není to tak organizované jako některé jiné metody, ale je to užitečná metoda.
Přejít do cloudu
Ukládání souborů a jejich záloh v cloudu je stále běžnější. Cloudové úložiště nabízí mnoho výhod, jako jsou velkorysé prostory, snadné použití, přístup odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, které používáte, a spolehlivost.
Služby cloudového úložiště zálohují své servery, takže existuje dvojitá vrstva ochrany pro soubory uložené tímto způsobem. Z těchto důvodů je cloudové úložiště pro většinu lidí stále tou nejlepší volbou.
Existuje několik běžných bezplatných možností:
- Disk Google nabízí 15 GB s každým účtem Google.
- Uživatelé počítačů Mac získají 5 GB s iCloudem, který je integrován do každého zařízení Apple.
- Microsoft poskytuje 5 GB prostoru s OneDrive, který je dodáván s účty Microsoft 365 a Xbox.
Pokud potřebujete více úložného prostoru, výše uvedené služby nabízejí placené možnosti, stejně jako ostatní společnosti cloudových úložišť.
Uchovávejte si tištěné kopie dokumentů
Nezabrání vám to znovu psát a formátovat dokument, ale ponechání si vytištěné kopie důležitého dokumentu vám alespoň zajistí, že budete mít obsah souboru, a to je lepší než nemít vůbec nic.
