Klíčové poznatky
- Dropbox nyní může automaticky přesouvat, přejmenovávat a dokonce i převádět soubory.
- Stačí definovat pravidla a pak přehazovat položky do složek.
-
Existuje spousta dalších výkonných nástrojů pro automatizaci Dropboxu.
Dropbox za vás automaticky uspořádá vaše složky, přejmenuje, přesune a dokonce přeloží vše, co tam vložíte.
Existuje spousta způsobů, jak automatizovat složky ve vašem Dropboxu – koneckonců je to jen složka plná souborů – ale mít vestavěný nástroj může nabídnout několik výhod, pokud jde o pohodlí, zabezpečení a spolehlivost. A stále můžete používat všechny ty nástroje třetích stran, které se vám líbí. Proč jsou tedy automatické složky tak skvělým nápadem a co pro vás mohou udělat?
"[Automatické složky jsou] neuvěřitelně snadný způsob, jak spravovat jakýkoli velký projekt s více soubory a více přispěvateli," řekl Lifewire e-mailem Devon Fata, generální ředitel webové vývojářské společnosti Pixoul. „Nastavení dobrého organizačního systému, který funguje pro každého, je neustálý boj v jakékoli práci založené na projektech a v těchto oblastech by to mohlo ušetřit spoustu času.“
Konec evidence
Složky jsou často nepořádek. Soubory ukládáme do složky, abychom vyčistili, řekněme, naše plochy, pak některé z těchto souborů ukládáme do podsložky, abychom vyčistili první složku. Představte si, že by se tyto soubory mohly samy uspořádat.
Dokonce i ti z nás, kteří mají všechno v pořádku, mohou těžit z automatického podávání. A s Dropboxem to bude brzy snadné. Stačí jednou nastavit pravidla automatizace a Dropbox udělá veškerou práci.
Můžete například vytvořit pravidlo, které automaticky umístí vaše soubory do složek podle data. Vhoďte do svého Dropboxu spoustu souborů a ten vytvoří složky pro leden, únor a tak dále a uloží do nich vaše soubory. Budoucí soubory přidané do hlavní složky budou automaticky přesunuty do těchto podsložek. Je ideální například pro uchování účtenek pro vaše daně.
To je hezké a už docela výkonné, ale je to mnohem lepší. Dropbox umí také automaticky přejmenovávat soubory a fotografie, možná na základě data, kdy byly vytvořeny/pořízeny. Může také označit vaše soubory a dokonce je převést do jiných formátů. Můžete mít například složku, která převede cokoli do PDF, nebo složku, která automaticky rozbalí soubory zip.
Hezké na tom je, že tyto akce se spouštějí přesunem souborů do složek, což lze provést na jakémkoli připojeném zařízení.
Alternativy
Automatizace složek Dropbox se nakonec dostane ke všem, ale v současné době je k dispozici pouze pro firemní zákazníky. Přesto existuje spousta ještě výkonnějších možností pro automatizaci vašich složek Dropbox – nebo jakýchkoli jiných složek.
Existují dvě hlavní kategorie pro automatizaci složek. Jednou z nich je webová služba jako Zapier nebo IFTTT (If This Then That). Druhým je nástroj, který běží lokálně na vašem počítači, jako je vynikající Hazel pro Mac. Pak existuje více jednoúčelových služeb, jako je Cloud Convert, které budou sledovat složku Dropbox a převedou vše, co přidáte. Je výkonný a snadno se používá.
Výhoda webového nástroje je, že se může připojit k dalším webovým službám. IFTTT umí spoustu divokých věcí. Můžete například nechat svou chytrou žárovku zablikat červeně pokaždé, když je zde na Lifewire News zveřejněn nový článek. Zapier nabízí ještě hlubší – i když mnohem složitější na nastavení – automatizace, které se ponoří do vašeho Gmailu, Slacku, Twitteru, Trello a dalších.
Nevýhodou těchto online nástrojů je, že vaše soukromá data musí opustit váš počítač, aby mohla dělat svou věc. Na druhou stranu, velká část těchto dat už je stejně někde v cloudu.
Místní
Pokud to chcete s automatizací na svém počítači brát opravdu vážně, existuje mnoho nástrojů. Na Macu a iOS můžete použít vestavěnou aplikaci Zkratky, která je dodávána s galerií předem připravených automatizací. Některé z nich také fungují s Dropboxem.
Pro automatizaci složek vyzkoušejte Hazel. To sleduje složky pro nové soubory a pracuje s nimi.
Pravidlo One Hazel Používám hodinky na ploše pro obrázky. Změní velikost snímků obrazovky na šířku 2 000 pixelů, takže je mohu použít pro online články, jako je tento. Další pravidlo bere obrázky z webu a mění je na JPG. Mám také pravidlo, které kopíruje skladby do aplikace dříve známé jako iTunes.
Hazel nabízí vlastní sadu vestavěných akcí, ale můžete ji také použít ke spouštění zkratek, skriptů AppleScript, akcí Automatoru a dokonce i k psaní vlastních skriptů v programovacím jazyce podle vašeho výběru. Díky této modularitě je nejen extrémně snadné začít, ale také neomezený potenciál. A samozřejmě může pracovat s jakoukoli složkou ve vašem Dropboxu.
Nová vestavěná automatizace Dropboxu vypadá skvěle a pokrývá základy, ale doufejme, že také podnítí zájem o výkonnější automatizaci. Protože k čemu je počítač, když se za vás nedokáže postarat o všechnu tu rušnou práci?
