Pokud máte velké množství dat, může být zahlcující, pokud nejsou v sešitu správně seřazena. Naučte se různé metody třídění dat v Excelu, abyste byli produktivnější a aby se vaše tabulky snadněji spravovaly.
Pokyny v tomto článku platí pro Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pro Microsoft 365, Excel Online a Excel pro Mac.
Vyberte data k seřazení
Než lze data třídit, Excel potřebuje znát přesný rozsah, který má být tříděn. Excel vybere oblasti souvisejících dat, pokud data splňují tyto podmínky:
- V oblasti souvisejících dat nejsou žádné prázdné řádky ani sloupce.
- Prázdné řádky a sloupce jsou mezi oblastmi souvisejících dat.
Excel určí, zda má datová oblast názvy polí, a vyloučí řádek ze záznamů, které mají být seřazeny. Povolit aplikaci Excel vybrat rozsah, který má být seřazen, může být riskantní, zejména u velkého množství dat, která se obtížně kontrolují.
Abyste zajistili, že jsou vybrána správná data, zvýrazněte rozsah před zahájením třídění. Pokud bude stejný rozsah řazen opakovaně, nejlepším způsobem je dát mu název.
Klíč řazení a řazení v Excelu
Řazení vyžaduje použití klíče řazení a pořadí řazení. Klíč řazení jsou data ve sloupci nebo sloupcích, které chcete seřadit, a je identifikován záhlavím sloupce nebo názvem pole. Na obrázku níže jsou možné klíče řazení ID studenta, Jméno, Věk, Program a Začátek měsíce.
Rychlé řazení dat
Chcete-li provést rychlé řazení, vyberte jednu buňku ve sloupci obsahující klíč řazení. Poté zvolte, jak chcete data třídit. Zde je návod:
- Vyberte buňku ve sloupci obsahující klíč řazení.
- Vybrat Domů.
- Výběrem Sort & Filter otevřete rozevírací nabídku možností řazení.
- Vyberte, jak chcete data třídit. Vyberte vzestupné nebo sestupné pořadí.
Při použití Třídit a filtrovat se možnosti řazení v rozevíracím seznamu mění v závislosti na typu dat ve vybraném rozsahu. Pro textová data jsou možnosti Seřadit od A do Z a Seřadit Z do A. Pro číselná data jsou možnosti Seřadit od nejmenšího po největší a Seřadit od největšího po nejmenší.
Třídit více sloupců dat v aplikaci Excel
Kromě rychlého řazení na základě jednoho sloupce dat umožňuje funkce vlastního řazení Excelu třídit podle více sloupců definováním více klíčů řazení. Při řazení podle více sloupců jsou klíče řazení identifikovány výběrem záhlaví sloupců v dialogovém okně Seřadit.
Stejně jako u rychlého řazení jsou klíče řazení definovány identifikací záhlaví sloupců nebo názvů polí v tabulce obsahující klíč řazení.
Příklad řazení podle více sloupců
V níže uvedeném příkladu jsou data v rozsahu A2 až E12 setříděna ve dvou sloupcích dat. Data jsou nejprve tříděna podle jména a poté podle věku.
Řazení více sloupců dat:
- Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete seřadit. V tomto příkladu jsou vybrány buňky A2 až E12.
- Vybrat Domů.
- Výběrem Sort & Filter otevřete rozevírací seznam.
- Vyberte Vlastní řazení pro otevření dialogového okna Seřadit.
- Zaškrtněte Moje data mají záhlaví.
- Pod záhlavím sloupce vyberte Sort by šipku dolů a z rozevíracího seznamu vyberte Name, abyste data nejprve seřadili ve sloupci Jméno.
- V části Seřadit podle ponechte nastavení Hodnoty buněk. Řazení je založeno na skutečných datech v tabulce.
- Pod nadpisem Objednávka vyberte šipku dolů a zvolte Z až A, abyste seřadili údaje názvu v sestupném pořadí.
- Vyberte Přidat úroveň pro přidání druhé možnosti řazení.
- V záhlaví sloupce vyberte Poté šipkou dolů a výběrem Věk seřaďte záznamy s duplicitními názvy podle sloupce Věk.
- Pod nadpisem Objednávka vyberte z rozevíracího seznamu Od největšího po nejmenší, abyste seřadili údaje o věku v sestupném pořadí.
- Výběrem OK zavřete dialogové okno a seřaďte data.
V důsledku definování druhého klíče řazení, jak je znázorněno v příkladu níže, jsou dva záznamy s identickými hodnotami pro pole Název seřazeny sestupně pomocí pole Věk. Výsledkem je rekord pro studenta Wilsona J., věk 21, před rekordem pro Wilsona P., věk 19.
První řádek: Záhlaví sloupců nebo data
Rozsah dat vybraných pro třídění ve výše uvedeném příkladu zahrnoval záhlaví sloupců nad prvním řádkem dat. Tento řádek obsahuje data, která se liší od dat v následujících řádcích. Excel zjistil, že první řádek obsahuje záhlaví sloupců, a upravil dostupné možnosti v dialogovém okně Seřadit tak, aby je zahrnovaly.
Excel používá formátování k určení, zda řádek obsahuje záhlaví sloupců. Ve výše uvedeném příkladu mají záhlaví sloupců jiné písmo než data ve zbývajících řádcích.
Pokud první řádek neobsahuje nadpisy, Excel použije písmeno sloupce (například sloupec D nebo sloupec E) jako volbu ve volbě Sloupec v dialogovém okně Seřadit.
Excel používá tento rozdíl k určení, zda je první řádek záhlavím. Pokud Excel udělá chybu, dialogové okno Seřadit obsahuje zaškrtávací políčko Moje data má záhlaví, které přepíše tento automatický výběr.
Třídit data podle data nebo času v Excelu
Kromě řazení textových dat podle abecedy nebo čísel od největšího k nejmenšímu zahrnují možnosti řazení aplikace Excel také řazení hodnot podle data. Dostupné objednávky řazení dostupné pro data zahrnují:
- Vzestupně: od nejstarší po nejnovější.
- Sestupně: od nejnovějšího po nejstarší.
Dialogové okno rychlého řazení vs. řazení
Data a časy, které jsou formátovány jako číselná data, jako například Datum vypůjčení ve výše uvedeném příkladu, použijte metodu rychlého řazení k řazení podle jednoho sloupce. Pro řazení zahrnující více sloupců dat nebo časů použijte dialogové okno Seřadit stejným způsobem jako řazení více sloupců číselných nebo textových dat.
Řadit podle data Příklad
Chcete-li provést rychlé řazení podle data ve vzestupném pořadí, od nejstaršího po nejnovější:
- Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete seřadit. Chcete-li následovat výše uvedený příklad, zvýrazněte buňky G2 až K7.
- Vybrat Domů.
- Výběrem Sort & Filter otevřete rozevírací seznam.
- Vyberte Vlastní řazení pro otevření dialogového okna Seřadit.
- Pod záhlavím sloupce vyberte Sort by šipku dolů a zvolte Borrowed, abyste data nejprve seřadili podle data vypůjčení.
- V části Seřadit podle vyberte Hodnoty buněk. Řazení je založeno na skutečných datech v tabulce.
- Pod nadpisem Pořadí řazení vyberte z rozevíracího seznamu Od nejstarších po nejnovější.
- V dialogovém okně vyberte OK pro zavření dialogového okna a třídění dat.
Pokud výsledky řazení podle data nedopadnou podle očekávání, data ve sloupci obsahující klíč řazení mohou obsahovat data nebo časy uložené jako textová data, nikoli jako čísla (data a časy jsou pouze formátovaná číselná data).
Smíšená data a rychlé řazení
Při použití metody rychlého třídění, pokud jsou záznamy obsahující text a číselná data smíchány dohromady, Excel třídí čísla a textová data odděleně tak, že záznamy s textovými daty umístí na konec seřazeného seznamu.
Excel může do výsledků řazení zahrnout také záhlaví sloupců a interpretovat je jako další řádek textových dat spíše než jako názvy polí v tabulce dat.
Upozornění na možné řazení
Pokud použijete dialogové okno Seřadit, dokonce i pro řazení podle jednoho sloupce, může Excel zobrazit zprávu s upozorněním, že narazil na data uložená jako text, a dá vám na výběr:
- Seřaďte vše, co vypadá jako číslo, jako číslo.
- Třiďte čísla a čísla uložená jako text odděleně.
Pokud zvolíte první možnost, Excel se pokusí umístit textová data do správného umístění výsledků řazení. Vyberte druhou možnost a Excel umístí záznamy obsahující textová data na konec výsledků řazení, stejně jako to dělá u rychlého řazení.
Třídit data podle dnů v týdnu nebo podle měsíců v Excelu
Data můžete také třídit podle dnů v týdnu nebo měsíců v roce pomocí stejného vestavěného vlastního seznamu, který aplikace Excel používá k přidávání dnů nebo měsíců do listu pomocí úchytu výplně. Tyto seznamy umožňují řazení podle dnů nebo měsíců chronologicky, nikoli v abecedním pořadí.
Stejně jako u jiných možností řazení lze hodnoty řazení podle vlastního seznamu zobrazit vzestupně (neděle až sobota nebo leden až prosinec) nebo sestupně (sobota až neděle nebo prosinec až leden).
Na obrázku výše byly provedeny následující kroky k seřazení vzorku dat v rozsahu A2 až E12 podle měsíců v roce:
- Zvýrazněte rozsah buněk k seřazení.
- Vybrat Domů.
- Výběrem Sort & Filter otevřete rozevírací seznam.
- Vyberte Vlastní řazení pro otevření dialogového okna Seřadit.
- Pod záhlavím sloupce vyberte z rozevíracího seznamu Začátek měsíce a seřaďte data podle měsíců v roce.
- V části Seřadit podle vyberte Hodnoty buněk. Řazení je založeno na skutečných datech v tabulce.
- Pod nadpisem Objednávka vyberte šipku dolů vedle výchozí možnosti od A do Z, čímž otevřete rozevírací nabídku.
- Vyberte Vlastní seznam pro otevření dialogového okna Vlastní seznamy.
- V levém okně dialogového okna vyberte leden, únor, březen, duben.
- Výběrem OK potvrďte výběr a vraťte se do dialogového okna Seřadit.
- Vybraný seznam (leden, únor, březen, duben) se zobrazí pod záhlavím objednávky.
- Výběrem OK zavřete dialogové okno a seřadíte data podle měsíců v roce.
Ve výchozím nastavení se uživatelské seznamy v dialogovém okně Vlastní seznamy zobrazují pouze ve vzestupném pořadí. Chcete-li seřadit data v sestupném pořadí pomocí vlastního seznamu poté, co jste vybrali požadovaný seznam, aby se zobrazil pod záhlavím Pořadí v dialogovém okně Seřadit:
- Výběrem šipky dolů vedle zobrazeného seznamu, například Leden, únor, březen, duben otevřete rozevírací nabídku.
- V nabídce vyberte možnost vlastního seznamu, která se zobrazí v sestupném pořadí, například prosinec, listopad, říjen, září.
- Kliknutím na OK seřadíte data v sestupném pořadí pomocí vlastního seznamu.
Seřadit podle řádků pro změnu pořadí sloupců v Excelu
Jak je znázorněno u předchozích možností řazení, data se normálně třídí pomocí záhlaví sloupců nebo názvů polí. Výsledkem je změna pořadí celých řádků nebo záznamů dat. Méně známou, a proto méně používanou možností řazení v Excelu je řazení podle řádku, což má za následek změnu pořadí sloupců v listu zleva doprava.
Jedním z důvodů pro řazení podle řádku je shoda pořadí sloupců mezi různými tabulkami dat. Se sloupci ve stejném pořadí zleva doprava je snazší porovnávat záznamy nebo kopírovat a přesouvat data mezi tabulkami.
Přizpůsobení pořadí sloupců
Velmi zřídka je však získání sloupců ve správném pořadí přímočarý úkol kvůli omezením možností vzestupného a sestupného řazení hodnot. Obvykle je nutné použít vlastní pořadí řazení a Excel obsahuje možnosti pro řazení podle barvy buňky nebo písma nebo podle ikon podmíněného formátování.
Nejjednodušší způsob, jak sdělit Excelu pořadí sloupců, je přidat řádek nad nebo pod datovou tabulku obsahující čísla, která označují pořadí sloupců zleva doprava. Řazení podle řádků se pak stává jednoduchou záležitostí řazení sloupců od nejmenšího po největší podle řádku obsahujícího čísla.
Po seřazení lze přidaný řádek čísel snadno smazat.
Příklad řazení podle řádků
Ve vzorku dat použitém pro tuto sérii o možnostech řazení v Excelu byl sloupec ID studenta vždy první vlevo, za ním následovalo Jméno a poté Věk.
V tomto případě, jak je znázorněno na obrázku výše, byla do sloupců přidána čísla, aby se připravil list, aby bylo možné změnit pořadí sloupců tak, aby byl sloupec Program první vlevo, za ním následovaly Začátek měsíce, Jméno, Věk, a ID studenta.
Pořadí sloupců změníte takto:
- Vložte prázdný řádek nad řádek obsahující názvy polí.
- Do tohoto nového řádku zadejte následující čísla zleva doprava počínaje sloupcem A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Zvýrazněte rozsah, který chcete seřadit. V tomto příkladu zvýrazněte A2 až E13.
- Vybrat Domů.
- Výběrem Sort & Filter otevřete rozevírací seznam.
- Vyberte Vlastní řazení pro otevření dialogového okna Seřadit.
- Výběrem Options otevřete dialogové okno Možnosti řazení.
- V sekci Orientace vyberte Řadit zleva doprava, abyste seřadili pořadí sloupců v listu zleva doprava.
- Výběrem OK zavřete dialogové okno Možnosti řazení.
- Se změnou orientace se záhlaví sloupce v dialogovém okně Seřadit změní na Řádek.
- Vyberte Seřadit podle šipky dolů a vyberte Řádek 2. Toto je řádek obsahující vlastní čísla.
- Pod nadpisem Seřadit podle vyberte Hodnoty buněk.
- Pod nadpisem Objednávka vyberte z rozevíracího seznamu Od nejmenšího po největší a seřaďte čísla na řádku 2 vzestupně.
- Výběrem OK zavřete dialogové okno a seřaďte sloupce zleva doprava podle čísel v řádku 2.
- Pořadí sloupců začíná Programem, za ním následují Začátek měsíce, Jméno, Věk a ID studenta.
Změna pořadí sloupců pomocí vlastních možností řazení aplikace Excel
I když jsou v dialogovém okně Seřadit v Excelu k dispozici vlastní řazení, nelze tyto možnosti snadno použít, pokud jde o změnu pořadí sloupců v listu. Možnosti pro vytvoření vlastního pořadí řazení dostupné v dialogovém okně Sort jsou seřadit data podle barvy buňky, barvy písma a ikony.
Pokud již u každého sloupce nebylo použito jedinečné formátování, jako je různé písmo nebo barvy buněk, je třeba toto formátování přidat do jednotlivých buněk ve stejném řádku, aby bylo možné změnit pořadí každého sloupce.
Chcete-li například použít barvu písma ke změně pořadí sloupců:
- Vyberte název každého pole a změňte u každého barvu písma. Například změňte Program na červenou, Začátek měsíce na zelenou, Jméno na modrou, Věk na oranžovou a ID studenta na fialovou.
- V dialogovém okně Seřadit vyberte Seřadit podle a zvolte Řádek 2.
- Pod nadpisem Seřadit podle vyberte Barva písma.
- Pod záhlavím Order ručně nastavte pořadí barev názvů polí tak, aby odpovídalo požadovanému pořadí sloupců.
- Po seřazení obnovte barvu písma pro každý název pole.
