Excel nemá možnosti správy dat programů relačních databází, jako jsou SQL Server a Microsoft Access. Co však umí, je sloužit jako jednoduchá databáze, která splňuje požadavky na správu dat.
V aplikaci Excel jsou data organizována pomocí řádků a sloupců v listu. Funkce tabulky usnadňuje zadávání, úpravy a manipulaci s daty.
Tyto pokyny platí pro Excel verze 2019, 2016, 2013, 2010 a Excel pro Microsoft 365.
Termíny databáze: záznamy a pole
Databáze je sbírka souvisejících informací uložených v jednom nebo více počítačových souborech. Data jsou často organizována do tabulek takovým způsobem, že je lze snadno aktualizovat, třídit, opravovat a filtrovat.
Jednoduchá databáze, jako je Excel, obsahuje všechny informace o jednom předmětu v jediné tabulce. Na druhé straně relační databáze sestávají z mnoha tabulek, z nichž každá obsahuje informace o různých, ale souvisejících tématech.
Records
V databázové terminologii záznam obsahuje všechny informace nebo data o jednom konkrétním objektu v databázi. V Excelu obsahuje každá buňka v listu jednu informaci nebo hodnotu.
Pole
Každá informace v záznamu databáze, jako je telefonní číslo nebo číslo ulice, je označována jako field. V Excelu slouží jednotlivé buňky listu jako pole, protože každá buňka může obsahovat jednu informaci o objektu.
Názvy polí
Je důležité uspořádat databázi, abyste mohli třídit nebo filtrovat data a najít konkrétní informace. Přidání záhlaví sloupců, známých jako názvy polí, usnadňuje zadávání dat ve stejném pořadí pro každý záznam.
Ukázková databáze
Na obrázku výše má každý student v tabulce samostatný řádek, který obsahuje všechny dostupné informace o něm.
Každá buňka v řádku je pole obsahující jednu informaci. Názvy polí v řádku záhlaví pomáhají zajistit, aby data zůstala uspořádaná tím, že všechna data týkající se konkrétního tématu, jako je jméno nebo věk, jsou pro všechny studenty ve stejném sloupci.
Nástroje pro správu dat aplikace Excel
Microsoft má navíc několik datových nástrojů, které usnadňují práci s obrovským množstvím dat uložených v tabulkách aplikace Excel a pomáhají je udržovat v dobrém stavu.
Použití formuláře pro záznamy
Jedním z těchto nástrojů je datový formulář. Můžete jej použít k vyhledání, úpravě, zadávání nebo mazání záznamů v tabulkách obsahujících až 32 polí nebo sloupců.
Výchozí formulář obsahuje seznam názvů polí v pořadí, v jakém jsou uspořádány v tabulce, aby bylo zajištěno, že uživatelé zadávají záznamy správně. Vedle názvu každého pole je textové pole pro zadání nebo úpravu jednotlivých polí dat.
I když je možné vytvářet vlastní formuláře, často je potřeba pouze vytvoření a použití výchozího formuláře.
Odstranit duplicitní datové záznamy
Obvyklým problémem všech databází jsou chyby dat. Kromě jednoduchých pravopisných chyb nebo chybějících polí dat mohou být problémem duplicitní datové záznamy, protože tabulka dat roste.
K odstranění těchto duplicitních záznamů lze použít jiný datový nástroj Excelu – přesné nebo částečné duplikáty.
Řazení dat v Excelu
Řazení znamená reorganizaci dat podle konkrétní vlastnosti, jako je řazení tabulky abecedně podle příjmení nebo chronologicky od nejstaršího po nejmladší.
Možnosti řazení Excelu zahrnují řazení podle jednoho nebo více polí, vlastní řazení, například podle data nebo času, a řazení podle řádků, což umožňuje změnit pořadí polí v tabulce.
