Co je dobré vědět
- Manuální archiv: Přejít na Soubor > Info > Tools >Clean Up Old Items . Ve vyskakovacím okně Archiv vyberte Archivovat tuto složku a všechny podsložky.
- Poté vyberte složku pro archiv. Vyberte rozbalovací seznam Archivovat položky starší než a nastavte datum.
- Automatický archiv: Přejít na Soubor > Options > Pokročilé >Nastavení automatické archivace . Vyberte Spustit automatickou archivaci každých a zadejte časový interval.
Pokud necháte, aby se ve vaší doručené poště hromadilo příliš mnoho e-mailů, může se zhoršit výkon aplikace Outlook. Přečtěte si, jak archivovat e-maily v Outlooku a spravovat tyto staré e-maily, ať už ručně, nebo automaticky. Pokyny v tomto článku platí pro Outlook pro Microsoft 365 a Outlook 2019, 2016, 2013 a 2010.
Jak ručně archivovat e-maily v Outlooku
Pokud dáváte přednost tomu, abyste měli pod kontrolou, kdy jsou vaše staré e-maily archivovány a kde jsou archivovány, můžete to provést pomocí ručního postupu. E-mailové zprávy můžete ručně archivovat v libovolné složce.
-
Otevřete Outlook a vyberte Soubor > Info > Tools >Vyčistit staré položky.
Image -
Ve vyskakovacím okně Archiv vyberte Archivovat tuto složku a všechny podsložky a poté vyberte složku, do které chcete položky archivovat.
Image -
Vyberte rozevírací seznam Archivovat položky starší než a poté nastavte datum, po kterém chcete zprávy archivovat.
Můžete také vybrat Procházet pro identifikaci jednotlivého souboru PST, který chcete použít pro tento archiv. Nebo jej můžete ponechat jako výchozí název souboru.
Image -
Vyberte OK. Outlook nyní bude archivovat zprávy v této složce podle nastavení, které jste nakonfigurovali.
Image -
Pokud byste raději archivovali zprávy ve všech složkách než v jednotlivých, vyberte Archivovat všechny složky podle jejich nastavení automatické archivace Pokud zvolíte tuto možnost, budete muset přejděte zpět na kartu Domů, klikněte pravým tlačítkem na jednu ze složek, pro které chcete nastavit automatickou archivaci, a vyberte Properties
Image -
V okně Vlastnosti vyberte kartu AutoArchive.
Image -
Vyberte Archivujte tuto složku pomocí těchto nastavení, poté nakonfigurujte nastavení, kolik měsíců zpráv chcete uchovávat a kam přesunout staré položky.
Pomocí nastavení automatické archivace nakonfigurujte způsob archivace zpráv, když jste povolili automatickou archivaci, a také způsob archivace e-mailů, když je ručně archivujete pomocí nastavení automatické archivace.
Image
Jak ručně spustit automatickou archivaci
Automatickou archivaci můžete spustit ručně nebo automaticky. Pokud jste již provedli nastavení automatické archivace pro všechny své složky, jak je popsáno výše, můžete proces archivace spustit okamžitě.
Vybrat Soubor > Info > Nástroje > , poté výběrem AutoArchive spusťte proces archivace. Použije se nastavení automatické archivace, které jste nakonfigurovali pro každou poštovní složku.
Jak automaticky spustit automatickou archivaci
Kromě ručního spouštění archivace můžete také nastavit pravidelnou automatickou archivaci.
-
Vybrat Soubor > Možnosti > Pokročilé > Nastavení.
Image -
V okně nastavení automatické archivace vyberte Spustit automatickou archivaci každých a zadejte, jak často chcete automatickou archivaci spouštět.
Nastavení můžete nakonfigurovat tak, aby se při spuštění automatické archivace zobrazila výzva, a nastavit ji tak, aby smazala staré e-mailové zprávy nebo je přesunula do archivního souboru PST na vašem počítači.
Image -
Vyberte OK,a automatická archivace poběží ve vámi nastaveném intervalu, takže se nikdy nebudete muset bát, že by vaše doručená pošta zabírala příliš mnoho místa.
Image
Použijte Outlook Sweep k automatické archivaci v Outlook Web
V aplikaci Outlook Online je archivace zpráv ručním procesem. Funkce s názvem Outlook Sweep vám pomůže udržet vaši doručenou poštu čistou.
Není možné změnit stáří zpráv, které archivujete, ale funkce vymazání vám alespoň umožňuje archivovat všechny vaše doručené zprávy starší než 10 dní. To vám pomůže udržovat vaši doručenou poštu automaticky čistou.
-
Otevřete doručenou poštu účtu, kde chcete archivovat e-mailové zprávy. Vyberte e-mail, který chcete archivovat, a poté z nabídky vyberte Sweep.
Image -
Ve vyskakovací obrazovce vyberte Vždy přesouvat zprávy starší než 10 dní ze složky INBOX.
Image -
Vyberte rozbalovací nabídku Přesunout do a vyberte Archivovat.
Image
