Co je dobré vědět
- Před digitalizací souborů vytvořte složky a podsložky pro uspořádání souborů.
- Ujistěte se, že skener nebo tiskárna podporuje software pro optické rozpoznávání znaků (OCR) a že máte nainstalovaný software OCR.
- Postup se liší podle toho, zda chcete skenovat dokument na Macu nebo skenovat dokument na Windows.
Digitalizace papírových dokumentů vám může pomoci při organizaci vašich důležitých papírů. Digitální soubory, včetně PDF, lze převést na prohledávatelné soubory pomocí softwaru pro optické rozpoznávání znaků (OCR), který je obvykle dodáván s tiskárnou. To znamená, že vaše informace nezabírají místo a je snazší je najít. Také můžete uložit své digitální soubory na CD nebo DVD, na flash disk, do online úložiště. Zde je návod, jak uspořádat naskenované dokumenty.
Jak používat skener k organizaci
Zde je několik kroků, které můžete podniknout k uspořádání své firmy nebo domova pomocí skeneru. Aby to fungovalo, budete potřebovat skener dokumentů. Nemusí to být drahé nebo luxusní. Pokud žádný nemáte, začněte s těmito recenzemi fotografických skenerů a skenerů dokumentů, kde najdete nejlepší nákupy.
Pokud nechcete samostatný skener, levná tiskárna vše v jednom to udělá.
-
Projděte si své papíry a rozhodněte se, co můžete digitalizovat a co můžete bezpečně vyhodit.
To bude pravděpodobně nějakou dobu trvat. V případě potřeby pracujte po malých krocích.
-
Před digitalizací souborů vytvořte složky a podsložky pro uložení souborů. Přemýšlejte o kategoriích, které potřebujete, a nastavte pro každou složku. Do jedné složky dejte účtenky z kreditní karty, do druhé papírování z pojištění auta. Účty za telefon, účtenky za potraviny, účty za domácí opravy a tak dále lze umístit do samostatných složek. V každé složce vytvořte podsložky pro každý rok (nebo měsíc). Je snazší začít s organizovaným systémem a přidat nové papíry do správného souboru, než změnit uspořádání systému pokaždé, když je naskenována nová účtenka.
Chcete-li vytvořit novou složku ve Windows, klikněte pravým tlačítkem na plochu a vyberte Nový > Složka Opakujte tento krok v novém složku pro vytvoření podsložky. Chcete-li vytvořit novou složku na Macu, vyberte File > New Folder nebo stiskněte Shift+ Command +N
-
Ujistěte se, že skener nebo tiskárna byly dodány se softwarem pro optické rozpoznávání znaků (OCR). To vám umožní skenovat dokumenty do formátu PDF a upravovat soubory. Je velká šance, že je na vašem počítači se systémem Windows nainstalován slušný software OCR.
Pokud na vašem počítači není nainstalován software OCR, oblíbené jsou aplikace ABBYY FineReader a Adobe Acrobat Pro DC.
-
Je čas naskenovat dokumenty. Jak to přesně uděláte, závisí na typu skeneru a softwaru, který používáte.
Lifewire má průvodce pro skenování dokumentů v systémech Windows a Mac.
-
Až s digitalizací dokumentů skončíte, mějte přehled o fyzickém papírování. Ujistěte se, že automaticky skenujete dokumenty pokaždé, když dostanete nové účtenky nebo papírování. Jinak se papíry začnou znovu hromadit.
