Klíčové poznatky
- Fastmail’s Scheduled Send rozděluje vytváření a doručování e-mailů.
- Použijte to jako připomenutí nebo abyste se vyhnuli stresu kolegů o víkendu.
- E-mail je nejlepší a nejhorší způsob komunikace v práci.
Napsali jste někdy e-mail v neděli večer, pak váhejte, než stisknete odeslat. Naplánované odeslání pomůže.
Veteran poskytovatel e-mailu na prvním místě v oblasti ochrany soukromí Fastmail právě přidal Plánované odesílání, funkci, kterou již najdete v některých jiných aplikacích a e-mailových službách a která by pravděpodobně měla být standardní pro všechny e-maily. Je to jednoduchá funkce. Můžete napsat e-mail, kdykoli se vám to hodí, a naplánovat jeho odeslání na čas, který lépe vyhovuje příjemci.
"Nerad se lidem vnucuji, ale někdy raději pracuji pozdě nebo o víkendech. I když lidé odpočívají nebo si berou volno, uvidí váš e-mail," módní stylista a fotograf na volné noze Nuria Gregoriová. "Možná se neočekává, že na e-maily odpovíte hned, ale u nezávislých pracovníků máte často pocit, že musíte."
Odeslat později
Implementace plánovaného odesílání Fastmailu vás vůbec nepřekvapí, což je skvělé. Stačí kliknout na šipku vedle tlačítka Odeslat a vybrat si z rozevíracího seznamu předvoleb – dnes, dnes večer, zítra atd. Pokud vám to nevyhovuje, můžete si vybrat přesné datum a čas.
Oddělení vytvoření e-mailu od času jeho odeslání přináší několik skvělých příležitostí. Jak jsme viděli výše, můžete napsat e-mail v neděli večer a odeslat jej v běžnějších úředních hodinách. To je nejen lepší pro příjemce, ale může to zakrýt skutečnost, že pracujete o víkendech, což může vést k nechtěným očekáváním v budoucnu.
Možná se neočekává, že na e-maily odpovíte hned, ale u nezávislých pracovníků máte často pocit, že musíte.
Můžete také vyvolat e-maily, které je třeba odeslat v určitou dobu, ale může to být, když spíte. Nebo můžete načasovat e-mail tak, aby dorazil do něčí schránky, když přijde do práce, a umístit jej – doufejme – na začátek seznamu.
Další hacky zahrnují posílání časovaných připomenutí sobě samému, držení osobních e-mailů přátelům až do večera nebo naplánování e-mailu šéfovi na pátek večer a pak ignorování všech e-mailů až do pondělí, pokud chcete.
Jde o kontrolu. Tím, že budete mít větší kontrolu nad svou komunikací, můžete snížit duševní přetížení a stres.
Stressbuster
E-mail může být jedním z největších zdrojů stresu v moderní práci. Můžete mít nekonečnou hromadu nepřečtených zpráv, které potřebujete zpracovat. Horší je, že důležitý e-mail může proklouznout vaší pozorností, zakrytý veškerým nevyžádaným Fwd: Fwd: Fwd, které ucpává vaši doručenou poštu.
A pak jsou tu očekávání. Když dostanete e-mail, budete na to myslet. I když odesílatel neočekává odpověď, pravděpodobně se cítíte povinni ji dát dříve než později, i když je to jen proto, abyste se s tím vypořádali a dostali to z hlavy.
A protože plánování e-mailů určuje odesílatel – tj. kdokoli může do vaší doručené pošty kdykoli vložit cokoli – nemáte žádnou kontrolu.
„E-maily jsou stále nejlepším způsobem komunikace na pracovišti. Většina lidí však nemá své e-maily uspořádané,“řekl technologický reportér Radu Tyrsina Lifewire e-mailem. "Všude je hluk a nikdo z nás nemá trpělivost každý druhý den uklízet nepořádek."
Proto je něco jako plánované odesílání důležité, ale pouze pokud to všichni používají a používají pro síly dobra, ne zla. Správa pracovních e-mailů je přenesena na uživatele, když by měla být větší odpovědnost na zaměstnavateli.
Německá automobilka Daimler, která vlastní Mercedes, má správný nápad. Když zaměstnanci odjedou na dovolenou, všechny příchozí e-maily jsou odeslány do koše. Neexistuje žádný návrat z dovolené a vyřizování e-mailů za dva týdny. Odesílatelé obdrží automatickou odpověď, která jim říká, aby znovu poslali cokoli důležitého, jakmile se zaměstnanec vrátí do kanceláře.
Toto je skvělý příklad, jak se zbavit stresu z e-mailu, ale bohužel většina odpovědnosti stále leží na nás, uživatelích. Nástroje jako Plánované odesílání mohou pomoci, ale dokud nepřestaneme považovat e-maily za skládku pro získávání věcí z našich vlastních schránek, jako místo pro vyžádání okamžitých odpovědí a jako něco, co neustále kontrolujeme, e-maily zůstanou stresující.
