Co je dobré vědět
- Použít miniatury: Přejít na File > Info > Properties >>Pokročilé vlastnosti > Souhrn a zaškrtněte Uložit miniatury pro všechny dokumenty aplikace Word.
- Aktualizovat vlastnosti: Přejít na File > Info > Properties >Pokročilé vlastnosti > Souhrn . Zadejte komentáře, klíčová slova a další informace.
- Další tipy: Vytvářejte složky pro ukládání a třídění souborů aplikace Word a pomocí jednotného systému pojmenovávání souborů rychle vyhledejte požadované soubory.
Tento článek nabízí návrhy na uspořádání souborů Microsoft Word. Pokyny pokrývají Word 2019 až 2010 a Word pro Microsoft 365.
Uložit všechny soubory aplikace Word s miniaturami
Uložení souborů aplikace Word s náhledem nebo miniaturou usnadňuje identifikaci dokumentu, který potřebujete, aniž byste jej museli otevírat.
Uložení všech dokumentů aplikace Word s náhledem nebo obrázkem miniatury:
-
V aplikaci Microsoft Word otevřete prázdný nebo existující dokument a přejděte na kartu File.
Image -
Vybrat Info.
Image -
Vyberte Properties rozbalovací šipku a zvolte Pokročilé vlastnosti.
Image -
V dialogovém okně Properties přejděte na kartu Summary.
Image -
Zaškrtněte políčko Uložit miniatury pro všechny dokumenty aplikace Word.
Image -
Vybrat OK.
Image
Aktualizovat vlastnosti dokumentu Word
Pokud pracujete s několika dokumenty aplikace Word, které mají podobné názvy a umístění, použijte funkci vlastností dokumentu aplikace Word.
-
Otevřete dokument, ke kterému chcete přidat popisné vlastnosti, a poté přejděte na kartu File.
Image -
Vybrat Info.
Image -
Vyberte Properties rozbalovací šipku a zvolte Pokročilé vlastnosti.
Image -
V dialogovém okně Properties přejděte na kartu Summary.
Image -
Zadejte komentáře, klíčová slova, kategorie, název a informace o předmětu, které vám pomohou rozlišit vaše soubory.
Image - Vyberte OK pro použití změn a zavření dialogového okna. Když přijde čas na hledání, Word najde přesně to, co potřebujete.
Vytvářejte složky v počítači a používejte je
Nastavte si jednu složku pro své dokumenty Word a pojmenujte ji něčím, na co nezapomenete, například MyWordDocs Naplňte ji složkami pojmenovanými tak, aby vám to dávalo smysl, a použijte tyto složky k ukládání a třídění souborů aplikace Word. Pokud například vytváříte týdenní poznámky ze schůzek, vytvořte pro tyto poznámky složku a zahrňte do ní další složky na měsíce nebo roky.
Pokud máte ve svém počítači dokumenty Wordu roky a nemáte čas každý z nich otevřít a rozhodnout se, zda si je ponechat nebo ne, vytvořte složku pro každý rok a přesuňte dokumenty do těchto složek. Je to dobrý způsob, jak ukládat starší soubory, dokud nebudete mít čas je uspořádat způsobem, který vám vyhovuje.
Používejte konzistentní systém pojmenování souborů
Vytvořte si systém pojmenování, abyste rychle našli požadované soubory. Existuje mnoho způsobů, jak pojmenovat soubory. Vyberte si systém pojmenování a používejte jej konzistentně.
Zde je několik návrhů:
- Do názvu souboru zahrňte typ dokumentu, například smlouva, leasing nebo newsletter. Tímto způsobem se můžete podívat na název souboru a najít soubor.
- Název souboru začněte jménem klienta (nebo příjmením příjemce, pokud jsou dokumenty tvořeny písmeny).
- Do názvu souboru uveďte datum.
Udělejte si čas
Pokud je na pevném disku vašeho počítače málo místa, neřešte organizační úkoly najednou. Rozdělte práci na zvládnutelné části a strávte na ní 15 minut denně.
Při organizování souborů aplikace Word v počítači umístěte každý soubor do jedné ze složek, které jste vytvořili, vytvořte novou složku nebo odstraňte soubory, které již nepotřebujete. Pokud si nejste jisti, co se souborem dělat, umístěte jej do složky s názvem HoldUntilDate a vyberte datum v budoucnu, pokud složku do té doby neotevřete, Bude mi příjemné to smazat.
Ať už si vytvoříte jakýkoli typ složek, umístěte je do hlavní složky Wordu, abyste věděli, kde je hledat.
