Navzdory rozmachu online komunikačních metod zůstává e-mail stále nejoblíbenější, s téměř 300 miliardami e-mailů odeslaných každý den v roce 2019. Ať už jste s e-mailem úplně noví nebo jej používáte desítky let, ujistěte se, že dodržujete pravidla e-mailové etikety.
Před odesláním zkontrolujte svou zprávu
Po zadání adres příjemců, vytvoření vhodného předmětu, napsání zprávy a přiložení několika podpůrných dokumentů se vraťte a ujistěte se, že jste udělali vše správně:
- Zkontrolujte zprávu. Je něco nejasné? Jsou tam nějaké gramatické chyby nebo překlepy? Řekl jsi vše, co jsi chtěl říct?
- Zkontrolujte své zdroje. Objasnil by odkaz na externí zdroj váš význam? Pomohl by odkaz vašemu příjemci rychle najít web?
- Podívejte se na jména příjemců. Zapomněli jste na důležitou osobu, která potřebuje vidět zprávu? Přidali jste někoho, kdo by zprávu neměl vidět?
- Podívejte se na svou adresu. Pokud jich máte více, nezapomeňte odeslat zprávu z toho, který je pro účely zprávy nejvhodnější.
- Určete prioritu zprávy. Musí být zpráva označena jako důležitá?
- Přidat podpůrné dokumenty. Zapomněli jste přílohy?
Ne vždy odpovídat všem
Měli byste vědět, kdy a kdy neodpovídat všem na skupinové e-maily. Pokud všichni v původním e-mailu (na který odpovídáte) potřebují vědět, co chcete říct, použijte Odpovědět všem.
Například osoba A vám a osobě B pošle e-mail, abyste přišli s nápady, jak oslavit 10leté výročí vašeho šéfa ve společnosti. Vaše odpověď je relevantní pro osobu A i osobu B, takže použijte Odpovědět všem a odpovězte oběma.
Pokud někdo pošle pozvánku na večírek vám a 20 dalším přátelům e-mailem, vaše odpověď není pro ostatní příjemce e-mailu relevantní, takže použijte Odpovědět k odeslání odpovědi pouze původnímu odesílateli.
Napište řádky efektivních předmětů
Klíčem k napsání dobrého předmětu e-mailu je ujistit se, že stručně vystihuje podstatu vaší zprávy. Zde je několik příkladů:
- Sales Meeting změněno na 3:00
- Pozvánka na halloweenskou párty
- Revize textu webových stránek
- 20 nejlepších videí tohoto týdne
- Podrobnosti o vašem novém členství
- Potvrzení vaší schůzky
- Žádost o dobrovolníky fundraisingové akce
Aby byly řádky s předmětem efektivnější, zahrňte akci, kterou mají příjemci provést, například:
- Pozvánka na halloweenskou párty – RSVP do 11. května
- Revize textu webu – je třeba schválit do úterý
Sečteno podtrženo
Když přeposíláte e-mailovou zprávu od někoho jiného, vysvětlete novému příjemci, proč to děláte a jaký očekáváte, že z toho bude mít prospěch. Řekněme, že vám klient Jay pošle otázku a vy neznáte odpověď. Přepošlete zprávu své kolegyni Sáře s poznámkou: „Saro, Jay chce znát proces přihlášení k našemu portálu ze svého mobilního zařízení. Podrobnosti naleznete níže. Můžete pomoci?“
Vysvětlete, proč CC
Pokud někomu dáváte kopii v e-mailové zprávě, vysvětlete primárnímu příjemci, že tak činíte, a proč. Řekněme například, že se Jenna chce připojit k vašemu knižnímu klubu a vy jí o tom posíláte informace. Napsali byste kopii vedoucí knižního klubu Ann a napsali Jenně: „Podávám kopii naší vedoucí Ann, aby viděla, co vám posílám, a doplnila vše, co jsem mohl vynechat."Když použijete tento proces, Ann také ví, proč dostává kopii zprávy."
Sečteno podtrženo
E-mailové zprávy se mohou ztratit v poště nebo ve spamovém filtru. Jako zdvořilost, zejména u důležitých zpráv (jako jsou zprávy s přílohami nebo související s uzávěrkami), napište krátkou poznámku, aby odesílatel věděl, že jeho e-mail byl přijat. Pokud vám například váš šéf pošle nový projekt, na kterém budete pracovat, odpovězte: „Rozumím, zítra začnu.“
Používejte zkratky střídmě
Ne každý zná všechny zkratky, takže jich používejte co nejméně, a jen když jste si jisti, že příjemce ví, co znamenají. V obchodní e-mailové korespondenci se běžně používá několik zkratek. Zde je několik:
- ASAP: Co nejdříve
- BTW: Mimochodem
- EOD: Konec dne
- EOM: Konec zprávy (obvykle se používá v předmětu k označení, že není k dispozici žádné tělo e-mailu k následování)
- EOW: Konec týdne
- FYI: Pro vaši informaci
- IMO: Podle mého názoru
- OOO: Mimo kancelář
- A/N: Ano nebo Ne
Sečteno podtrženo
Protože v e-mailu nechápete kontext výrazů obličeje a tónu hlasu, není to dobré médium pro vyjádření sarkasmu nebo humoru, zvláště u příjemců, které dobře neznáte. Vyjádřete svou zprávu jednoduše a přímočaře, alespoň do té doby, než lépe poznáte příjemce. Pokud si opravdu nemůžete pomoct, přidejte usměvavý nebo smějící se emotikon, abyste ukázali, že si děláte srandu.
Vyberte vhodnou koncovku
Někdy je těžké vědět, jak ukončit e-mailovou zprávu. Zde je několik návrhů na základě situace:
- Díky nebo Mnoho díky: Pokud žádáte o laskavost.
- Love nebo Hugs: Pokud je příjemcem přítel nebo člen rodiny.
- Na zdraví nebo Nejlepší: Pokud je příjemce náhodný známý.
- S pozdravem: Pokud je vaše zpráva formální.
- S pozdravem nebo S pozdravem: Pokud chcete zachovat formální obchodní tón.
