Jak zefektivnit konverzace v Outlooku

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-07 19:01

Co je dobré vědět

• Přejděte na kartu Domů. Ve skupině Delete vyberte Clean Up. Vyberte, kolik chcete vyčistit.
• V potvrzovacím dialogovém okně vyberte buď Clean Up nebo Clean Up Folder.

Tento článek vysvětluje, jak používat nástroj Outlook Conversation Clean Up k odstranění citovaných zpráv z vašich e-mailových odpovědí a udržení vaší doručené pošty efektivnější. Pokyny v tomto článku platí pro Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook pro Microsoft 365.

Zefektivnění konverzací v aplikaci Outlook

E-mailové programy v odpovědích automaticky citují celou původní zprávu. Vaše e-mailové konverzace tedy mohou obsahovat stejnou zprávu několikrát: jednou v původním e-mailu a poté citovanou v každé odpovědi. Pro vyčištění konverzací v Outlooku a odstranění nadbytečných zpráv:

1. Přejděte na kartu Domů.

2. Ve skupině Delete vyberte Clean Up.

   

3. Vyberte, kolik chcete vyčistit:

   • Vyčistit konverzaci: Odstraňte z aktuální konverzace zprávy, které jsou plně citovány v jiných zprávách.
   • Vyčistit složku: Odstraňte všechny nadbytečné e-maily z aktuální složky.
   • Vyčistit složku a podsložky: Odstraňte plně citované zprávy z aktuální složky a všech složek pod ní v hierarchii složek.

4. V potvrzovacím dialogovém okně vyberte buď Vyčistit nebo Vyčistit složku, podle toho, jakou možnost čištění jste v kroku vybrali 3.

   

5. E-maily, které Outlook identifikuje jako nadbytečné, ve výchozím nastavení přecházejí do složky Odstraněná pošta, ale můžete nakonfigurovat Outlook tak, aby je přesunul do archivu nebo jiné složky.

Rychle zjednodušte konverzaci v aplikaci Outlook pomocí klávesové zkratky

Pro rychlé zefektivnění aktuální konverzace v Outlooku:

1. Vyberte konverzaci, kterou chcete vyčistit.
2. Stiskněte Alt+Del.

3. V potvrzovacím dialogovém okně vyberte Clean Up.

   

Konfigurace možností čištění konverzace v aplikaci Outlook

Výběr složky, do které Outlook při čištění přesouvá nadbytečné zprávy, a nastavení dalších možností čištění:

1. Přejděte na kartu File a vyberte Options.

   

2. Přejděte do kategorie Mail.

3. V části Vyčištění konverzace vyberte Procházet vedle Vyčištěné položky se přesunou do této složky.

   

4. V dialogovém okně Vybrat složku vyberte složku, do které se budou ukládat nadbytečné zprávy, například složka Archive. Poté vyberte OK.

5. Podle potřeby vyberte další možnosti čištění konverzace:

   • Při čištění podsložek znovu vytvořte hierarchii složek v cílové složce: Archivuje položky při zachování struktury složek. Tuto možnost vyberte, pokud používáte jinou cílovou složku čištění než Deleted Items.
   • Nepřesouvat nepřečtené zprávy: Uchovává nepřečtené e-maily (i když jsou tyto zprávy plně citované a nadbytečné).
   • Nepřesouvat kategorizované zprávy: Uchovává e-maily, které jste označili, aby se tyto zprávy zobrazovaly ve složkách vyhledávání.
   • Nepřesouvat označené zprávy: Nepřesune ani nesmaže e-maily, které jste označili za účelem sledování.
   • Nepřesouvat digitálně podepsané zprávy: Uchovává e-maily podepsané odesílatelem za účelem ověření jeho identity.
   • Když odpověď upraví zprávu, nepřesouvat původní: Zachová celý a nezměněný text pro každou zprávu. E-maily citované v plném znění bez úprav se během čištění přesunou.

   

6. Vybrat OK.