Excel je elektronický tabulkový procesor, který se používá pro ukládání, organizaci a manipulaci s daty. Data jsou uložena v jednotlivých buňkách, které jsou obvykle uspořádány do řady sloupců a řádků v listu; tato kolekce sloupců a řádků se nazývá tabulka.
Image
Tabulkové programy mohou také provádět výpočty s daty pomocí vzorců. Aby bylo snazší najít a přečíst informace v listu, má Excel řadu funkcí formátování, které lze použít na jednotlivé buňky, řádky, sloupce a celé tabulky dat.
Vzhledem k tomu, že každý list v posledních verzích Excelu obsahuje miliardy buněk na jeden list, má každá buňka adresu známou jako odkaz na buňku, takže na ni lze odkazovat ve vzorcích, grafech a dalších funkcích programu.
Témata obsažená v tomto tutoriálu jsou:
Zadávání dat do tabulky
Rozšíření jednotlivých sloupců listu
Přidání aktuálního data a pojmenovaného rozsahu do listu
Přidání vzorce odpočtu
Přidání vzorce čisté mzdy
Kopírování vzorců pomocí rukojeti Fill Handle
Přidání formátování čísel do dat
Přidání formátování buněk
Zadávání dat do pracovního listu
Image
Zadávání dat do buněk listu má vždy tři kroky; tyto kroky jsou následující:
Klikněte na buňku, kam chcete data přesunout.
Zadejte data do buňky.
Stiskněte Enter na klávesnici nebo klikněte myší na jinou buňku.
Jak již bylo zmíněno, každá buňka v listu je identifikována adresou nebo odkazem na buňku, který se skládá z písmene sloupce a čísla řádku, který se protíná v místě buňky. Při psaní odkazu na buňku se vždy nejprve napíše písmeno sloupce a za ním číslo řádku – například A5, C3 nebo D9
Při zadávání dat pro tento tutoriál je důležité zadat data do správných buněk listu. Vzorce zadané v následujících krocích využívají odkazy na buňky nyní zadaných dat.
Chcete-li postupovat podle tohoto výukového programu, použijte odkazy na buňky s daty na obrázku výše a zadejte všechna data do prázdného listu aplikace Excel.
Rozšíření sloupců v Excelu
Image
Ve výchozím nastavení šířka buňky umožňuje zobrazit pouze osm znaků libovolného datového vstupu, než se data přelijí do další buňky vpravo. Pokud jsou buňka nebo buňky napravo prázdné, zadaná data se zobrazí v listu, jak je patrné z názvu listu Výpočty srážek pro zaměstnance zadaného do buňky A1
Pokud však buňka napravo obsahuje data, obsah první buňky bude zkrácen na prvních osm znaků. Několik buněk dat zadaných v předchozím kroku, například štítek Sazba odpočtu: zadaný do buňky B3 a Thompson A. zadané do buňky A8 jsou zkráceny, protože buňky napravo obsahují data.
Chcete-li tento problém opravit, aby byla data plně viditelná, je třeba rozšířit sloupce obsahující tato data. Stejně jako u všech programů společnosti Microsoft existuje několik způsobů rozšíření sloupců. Níže uvedené kroky popisují, jak rozšířit sloupce pomocí myši.
Rozšíření jednotlivých sloupců pracovního listu
Umístěte ukazatel myši na řádek mezi sloupce A a B v záhlaví sloupce.
Ukazatel se změní na oboustrannou šipku.
Klikněte a podržte stisknuté levé tlačítko myši a přetažením dvouhlavé šipky doprava rozšiřte sloupec A až na celý záznam Thompson A. je viditelný.
Rozšiřte další sloupce, aby se zobrazovaly údaje podle potřeby.
Šířky sloupců a názvy pracovních listů
Vzhledem k tomu, že název listu je tak dlouhý ve srovnání s ostatními štítky ve sloupci A, pokud byl tento sloupec rozšířen tak, aby zobrazoval celý název v buňce A1, list by nejen vypadal divně, ale znesnadňovalo by použití listu kvůli mezerám mezi štítky nalevo a ostatními sloupci dat.
Vzhledem k tomu, že v řádku 1 nejsou žádné další položky, není nesprávné ponechat název tak, jak je – přetékat do buněk vpravo. Případně má Excel funkci nazvanou sloučit a vycentrovat, která bude použita v pozdějším kroku k rychlému vystředění nadpisu nad datovou tabulkou.
Přidání data a pojmenovaného rozsahu
Image
Je normální přidat datum do tabulky – poměrně často k označení, kdy byl list naposledy aktualizován. Excel má řadu funkcí pro datum, které usnadňují zadávání data do listu. Funkce jsou pouze vestavěné vzorce v Excelu, které usnadňují dokončení běžně prováděných úkolů – jako je přidání data do listu.
Funkce TODAY se snadno používá, protože nemá žádné argumenty – což jsou data, která je třeba dodat funkci, aby fungovala. Funkce TODAY je také jednou z nestálých funkcí Excelu, což znamená, že se aktualizuje pokaždé, když se přepočítává – což je obvykle vždy, když je list otevřen.
Přidání data pomocí funkce DNES
Postup níže přidá funkci TODAY do buňky C2 listu.
Kliknutím na buňku C2 z ní uděláte aktivní buňku.
Klikněte na kartu Vzorce ribbon.
Kliknutím na Datum a čas na pásce otevřete seznam funkcí data.
Kliknutím na funkci Today vyvoláte Formula Builder.
Kliknutím na Hotovo do pole vstoupíte do funkce a vrátíte se do listu.
Aktuální datum by mělo být přidáno do cell C2.
Vidítesymboly místo data
Pokud se po přidání funkce TODAY do této buňky objeví v buňce C2 místo data řada symbolů hashtag, je protože buňka není dostatečně široká pro zobrazení formátovaných dat.
Jak již bylo zmíněno, neformátovaná čísla nebo textová data se přelijí do prázdných buněk vpravo, pokud jsou příliš široké pro buňku. Data, která byla naformátována jako konkrétní typ čísla – například měna, data nebo čas, se však nepřelévají do další buňky, pokud jsou širší než buňka, kde se nacházejí. Místo toho se zobrazí chyba.
Pro nápravu problému rozšiřte sloupec C pomocí metody popsané v předchozím kroku tutoriálu.
Přidání pojmenovaného rozsahu
A pojmenovaný rozsah se vytvoří, když je jedné nebo více buňkám přidělen název, aby byl rozsah snadněji identifikovatelný. Pojmenované rozsahy lze použít jako náhradu za odkaz na buňku při použití ve funkcích, vzorcích a grafech. Nejjednodušší způsob, jak vytvořit pojmenované rozsahy, je použít box name umístěný v levém horním rohu listu nad čísly řádků.
V tomto tutoriálu bude název sazba přidělen buňce C6, aby se určila sazba srážky uplatňovaná na platy zaměstnanců. Pojmenovaný rozsah bude použit ve vzorci odpočtu, který bude přidán do buněk C6 až C9 z pracovní list.
V listu vyberte buňku C6.
Do pole Name Box napište rate a stiskněte klávesu Enter na klávesnici
Buňka C6 má nyní název sazba.
Tento název bude použit pro zjednodušení vytváření vzorců pro srážky v dalším kroku tutoriálu.
Zadání vzorce pro srážky zaměstnanců
Image
Vzorce Excelu umožňují provádět výpočty s číselnými údaji zadanými do listu. Vzorce v Excelu lze použít pro základní shromažďování čísel, jako je sčítání nebo odčítání, stejně jako pro složitější výpočty, jako je zjištění průměru studenta na výsledcích testů a výpočet splátek hypotéky.
Vzorce v Excelu vždy začínají rovnítkem (=).
Znaménko rovná se vždy napíšete do buňky, kde chcete odpověď zobrazit.
Vzorec se dokončí stisknutím klávesy Enter na klávesnici.
Použití odkazů na buňky ve vzorcích
Běžný způsob vytváření vzorců v Excelu zahrnuje zadávání dat vzorce do buněk listu a následné použití odkazů na buňky pro data ve vzorci místo samotných dat.
Hlavní výhodou tohoto přístupu je, že pokud bude později nutné změnit data, je to jednoduchá záležitost nahrazení dat v buňkách spíše než přepsání vzorce. Výsledky vzorce se automaticky aktualizují, jakmile se data změní.
Používání pojmenovaných rozsahů ve vzorcích
Alternativou k odkazům na buňky jsou použité pojmenované rozsahy – například pojmenovaný rozsah rate vytvořený v předchozím kroku.
Ve vzorci funguje pojmenovaný rozsah stejně jako odkaz na buňku, ale běžně se používá pro hodnoty, které se v různých vzorcích používají mnohokrát – jako je sazba srážky na důchody nebo zdravotní dávky, daň rychlost nebo vědecká konstanta – zatímco odkazy na buňky jsou praktičtější ve vzorcích, které odkazují na konkrétní data pouze jednou.
Zadání vzorce pro srážky zaměstnanců
První vzorec vytvořený v buňce C6 vynásobí hrubou mzdu zaměstnance B. Smith srážkovou sazbou v buňce C3.
Dokončený vzorec v buňce C6 bude:
=B6sazba
Použití ukazování k zadání vzorce
Přestože je možné pouze napsat výše uvedený vzorec do buňky C6 a zobrazí se správná odpověď, je lepší použít ukazování pro přidání odkazů na buňky do vzorců, aby se minimalizovala možnost chyb vzniklých při psaní nesprávný odkaz na buňku.
Ukazování zahrnuje kliknutí na buňku obsahující data pomocí ukazatele myši pro přidání odkazu na buňku nebo pojmenovaného rozsahu do vzorce.
Kliknutím na buňku C6 z ní uděláte aktivní buňku.
Začněte vzorec tím, že do buňky C6 zadáte rovnítko (=).
Kliknutím na buňku B6 přidáte odkaz na buňku do vzorce za rovnítko.
Napište symbol násobení () do buňky C6 za odkazem na buňku.
Kliknutím na buňku C3 přidáte pojmenovaný rozsah rate do vzorce.
Stiskněte Enter na klávesnici pro dokončení vzorce.
Odpověď 2747.34 by měla být přítomna v buňce C6.
I když je odpověď na vzorec uvedena v buňce C6, kliknutím na tuto buňku zobrazíte vzorec, =B6sazba, v řádku vzorců nad pracovním listem
Zadání vzorce čisté mzdy
Image
Tento vzorec je vytvořen v buňce D6 a vypočítá čistou mzdu zaměstnance odečtením částky srážky vypočtené v prvním vzorci od Hrubého platu. Hotový vzorec v buňce D6 bude:
=B6 – C6
Kliknutím na buňku D6 z ní uděláte aktivní buňku.
Zadejte rovnítko (=) do buňky D6.
Kliknutím na buňku B6 přidáte odkaz na buňku do vzorce za rovnítko.
Za odkaz na buňku zadejte znaménko mínus (-) do buňky D6.
Klikněte na buňku C6 ukazatelem myši na tuto buňku odkazující na vzorec.
Stiskněte Enter na klávesnici pro dokončení vzorce.
Odpověď 43, 041.66 by měla být přítomna v buňce D6.
Relativní odkazy na buňky a kopírování vzorců
Dosud byly vzorce Srážky a Čistý plat přidány pouze do jedné buňky v listu – C6 respektive D6. Výsledkem je, že pracovní list je aktuálně kompletní pouze pro jednoho zaměstnance – B. Smith.
Namísto procházení časově náročným úkolem znovuvytvářet každý vzorec pro ostatní zaměstnance Excel umožňuje za určitých okolností zkopírovat vzorce do jiných buněk. Tyto okolnosti nejčastěji zahrnují použití specifického typu odkazu na buňku – známého jako relativní odkaz na buňku – ve vzorcích.
Odkazy na buňky, které byly zadány do vzorců v předchozích krocích, byly relativní odkazy na buňky a jsou výchozím typem odkazu na buňku v Excelu, aby bylo kopírování vzorců co nejjednodušší.
Další krok v tutoriálu používá Fill Handle ke zkopírování dvou vzorců do řádků níže, aby se doplnila datová tabulka pro všechny zaměstnance.
Kopírování vzorců pomocí rukojeti Fill Handle
Image
úchytka výplně je malá černá tečka nebo čtverec v pravém dolním rohu aktivní buňky. Rukojeť výplně má řadu použití, včetně kopírování obsahu buňky do sousedních buněk. vyplňování buněk řadou čísel nebo textových štítků a kopírování vzorců.
V tomto kroku výukového programu se fill handle použije ke zkopírování Deduction a Net Vzorce pro plat od buňky C6 a D6 až po buňky C9 aD9.
Kopírování vzorců pomocí rukojeti Fill Handle
Zvýrazněte buňky B6 a C6 v pracovním listu.
Umístěte ukazatel myši na černý čtverec v pravém dolním rohu buňky D6 – ukazatel se změní na znaménko plus (+).
Klikněte a podržte levé tlačítko myši a přetáhněte úchyt výplně dolů na cell C9.
Uvolněte tlačítko myši – buňky C7 až C9 by měly obsahovat výsledky Odpočetvzorec a buňky D7 až D9 vzorec Čistý plat.
Použití formátování čísel v Excelu
Image
Formátování čísel znamená přidání symbolů měny, desetinných značek, znaků procenta a dalších symbolů, které pomáhají identifikovat typ dat přítomných v buňce a usnadňují jejich čtení.
Přidání symbolu procenta
Vyberte buňku C3 pro zvýraznění.
Klikněte na kartu Domov ribbon.
Kliknutím na možnost General otevřete rozevírací nabídku Formát čísel.
V nabídce klikněte na možnost Procento pro změnu formátu hodnoty v buňce C3 z 0,06 na 6 %.
Přidání symbolu měny
Vyberte buňky D6 až D9 a zvýrazněte je.
Na kartě Home ribbon otevřete kliknutím na možnost General rozbalovací nabídka Formát čísel.
Kliknutím na Currency v nabídce změníte formátování hodnot v buňkách D6 na D9na měnu se dvěma desetinnými místy.
Použití formátování buněk v Excelu
Image
Formátování buněk se týká možností formátování – jako je použití tučného formátování na text nebo čísla, změna zarovnání dat, přidání ohraničení do buněk nebo použití funkce sloučení a vystředění ke změně vzhledu dat v buňce.
V tomto tutoriálu budou výše uvedené formáty buněk použity na konkrétní buňky v listu tak, aby odpovídaly hotovému listu.
Přidání tučného formátování
Vyberte buňku A1 pro zvýraznění.
Klikněte na kartu Home ribbon.
Klikněte na možnost Tučné, jak je uvedeno na obrázku výše, aby se údaje v buňce A1 zvýraznily tučně.
Opakujte výše uvedenou posloupnost kroků pro tučně vyznačené údaje v buňkách A5 až D5.
Změna zarovnání dat
Tento krok změní výchozí levé zarovnání několika buněk na zarovnání na střed.
Vyberte buňku C3 pro zvýraznění.
Klikněte na kartu Domovská stránka ribbon.
Kliknutím na možnost Center, jak je uvedeno na obrázku výše, vycentrujete data v buňce C3.
Opakujte výše uvedenou posloupnost kroků, abyste zarovnali data v buňkách A5 až D5.
Sloučit a vycentrovat buňky
Volba Sloučit a vycentrovat sloučí počet vybraných do jedné buňky a vycentruje záznam dat v buňce zcela vlevo přes novou sloučenou buňku. Tento krok sloučí a vycentruje název listu - Výpočty srážek pro zaměstnance.
Vyberte buňky A1 až D1 a zvýrazněte je.
Klikněte na kartu Domů stužky.
Kliknutím na možnost Sloučit a vycentrovat, jak je uvedeno na obrázku výše, sloučíte buňky A1 do D1a vycentrujte nadpis přes tyto buňky.
Přidání dolních okrajů do buněk
Tento krok přidá spodní ohraničení do buněk obsahujících data v řádcích 1, 5 a 9
Vyberte sloučenou buňku A1 až D1 a zvýrazněte ji.
Klikněte na kartu Domovská stránka ribbon.
Kliknutím na šipku dolů vedle možnosti Border, jak je uvedeno na obrázku výše, otevřete rozevírací nabídku ohraničení.
Kliknutím na možnost Bottom Border v nabídce přidáte ohraničení na konec sloučené buňky.
Opakujte výše uvedenou posloupnost kroků a přidejte spodní ohraničení k buňkám A5 až D5 a buňkám A9 až D9.
Microsoft Publisher má spoustu funkcí, proto použijte tuto příručku, abyste se naučili základy. Vytvoření přání k narozeninám je jedním ze způsobů, jak se s ním naučit používat
