Co je dobré vědět
- Nevýměnný účet: Vytvořte novou šablonu e-mailové zprávy a poté vytvořte pravidlo pro zasílání automatické odpovědi.
- Výměnný účet: Soubor > Info > Automatické odpovědi >Odeslat automatické odpovědi > napsat zprávu > vybrat čas začátku a konce > OK.
- Na Outlook.com: Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku > Mail > Automatické odpovědi > Zapnout automatické odpovědi > napsat > Uložit.
Tento článek vysvětluje, jak vytvořit zprávu s odpovědí v nepřítomnosti pro aplikaci Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook pro Microsoft 365 a Outlook.com, v závislosti na typu účtu, který používáte. Také vysvětluje, jak zjistit, zda máte účet Exchange.
Jak nastavit automatické odpovědi v aplikaci Outlook
Efektivní automatická odpověď v nepřítomnosti v aplikaci Outlook zajišťuje, že když jste pryč, lidé vědí, že jste nedostupní, když se vrátíte, a co by měli dělat, pokud mají problém, který je třeba okamžitě pozor.
Nastavení pro odpověď v nepřítomnosti v aplikaci Outlook se liší v závislosti na tom, zda je váš e-mailový účet na serveru Microsoft Exchange nebo se jedná o e-mailový účet IMAP nebo POP (jako jsou běžné e-mailové služby jako Gmail, Yahoo Mail, a další).
Jak zjistit, zda máte účet Exchange
Pokud si nejste jisti, zda používáte Outlook s účtem Exchange, podívejte se do stavového řádku v dolní části okna Outlooku. Pokud používáte účet Exchange, ve stavovém řádku se zobrazí Připojeno k: Microsoft Exchange.
Vytvořte si šablonu e-mailu pro automatickou odpověď
Chcete-li nastavit automatickou odpověď v Outlooku pro e-mailový účet IMAP nebo POP (pro Exchange, viz dále níže), použijte funkci pravidel Outlooku. Začněte vytvořením e-mailové šablony pro e-mail s automatickou odpovědí, který bude odeslán příjemcům, když budete pryč.
-
Vybrat Nový e-mail.
Image -
Zadejte Předmět pro e-mail a text zprávy oznamující příjemci, že nejste k dispozici.
Dejte příjemcům vědět, kdy od vás mohou očekávat osobní odpověď, a uvědomte si, kolik informací prozradíte ve své automatické odpovědi, protože odhalení příliš velkého množství informací může představovat riziko.
-
Až dokončíte psaní automatické odpovědi, vyberte Soubor.
Image -
Vybrat Uložit jako.
Image -
Vyberte Uložit jako typ a vyberte Šablona aplikace Outlook.
Image -
Outlook ve výchozím nastavení používá předmět šablony jako název v textovém poli Název souboru. Změňte toto na cokoli, co se vám líbí, abyste věděli, že je to váš soubor šablony e-mailu mimo kancelář.
-
Vybrat Uložit.
Image - Zavřete okno se zprávou.
Vytvořit pravidlo automatické odpovědi v nepřítomnosti
Dalším krokem pro e-mailové účty IMAP nebo POP je nastavení pravidla aplikace Outlook. Toto pravidlo odešle odpověď pomocí šablony, kterou jste vytvořili v předchozí sekci.
-
Vybrat Soubor > Info.
Image -
Vybrat Spravovat pravidla a upozornění.
Image -
Vyberte kartu Pravidla e-mailu.
Image -
V části Použít změny na tuto složku vyberte e-mailový účet, pro který vytváříte automatickou odpověď.
Nové pravidlo budete mít možnost použít na všechny účty v pozdějším kroku.
-
Vybrat Nové pravidlo.
Image -
V části Začít od prázdného pravidla vyberte Použít pravidlo na zprávy, které dostávám.
Image - Vybrat Další.
-
Pod Krok 1: Vyberte podmínku(y), zaškrtněte políčko Kde je moje jméno v poli Komu.
Pokud zrušíte zaškrtnutí všech políček podmínek, pravidlo automatické odpovědi odpoví na všechny příchozí zprávy.
Image - Vybrat Další.
-
Pod Krok 1: Vyberte akci(y), zaškrtněte políčko odpovědět pomocí konkrétní šablony.
Image -
Pod Krok 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu), vyberte odkaz konkrétní šablonu.
Image -
Vyberte Look In šipku rozbalovací nabídky a poté vyberte Uživatelské šablony v systému souborů.
Image -
Zvýrazněte šablonu, kterou jste vytvořili.
Image - Vybrat Otevřít.
- V dialogovém okně Průvodce pravidly vyberte Další.
-
Pod Krok 1: Vyberte výjimku(y), zaškrtněte políčko s výjimkou případů, kdy se jedná o automatickou odpověď.
Image - Vybrat Další.
- V části Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla zadejte název pravidla automatické odpovědi.
-
Pod Krok 2: Nastavení možností pravidla zaškrtněte políčko Zapnout toto pravidlo, pokud chcete aktivovat automatickou odpověď. Pokud nyní nechcete, aby byla automatická odpověď aktivní, zrušte zaškrtnutí políčka.
Pokud máte více e-mailových účtů, ve kterých chcete používat tuto automatickou odpověď, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.
- Vybrat Dokončit.
- V dialogovém okně Rules and Alerts vyberte OK.
Outlook odešle automatickou odpověď na adresu každého přijatého e-mailu jednou za relaci; druhá automatická odpověď je odeslána po zavření a opětovném otevření aplikace Outlook.
Jak povolit a zakázat automatické odpovědi pro e-mailové účty IMAP a POP
U e-mailových účtů IMAP a POP povolte automatickou odpověď, kdykoli ji budete potřebovat. Přejděte na Soubor > Správa pravidel a upozornění > Pravidla e-mailu, zaškrtněte políčko vedle vašeho automatického pravidlo respondéru, poté vyberte OK.
Chcete-li deaktivovat odpověď, zrušte zaškrtnutí a poté vyberte OK.
Automatické odpovědi pro účty Microsoft Exchange
Pokud je váš e-mailový účet účtem Microsoft Exchange (v Outlooku můžete nastavit účet Outlook.com jako účet Exchange), můžete nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti přímo na serveru. Postupujte podle těchto kroků pro Outlook 2019, 2016 a Outlook pro Microsoft 365.
- Vybrat Soubor > Info.
-
Vybrat Automatické odpovědi.
Image -
Vybrat Posílat automatické odpovědi. Do textového pole napište automatickou odpověď.
Chcete-li zakázat automatickou odpověď, přejděte do dialogového okna Automatické odpovědi a vyberte Neposílat automatické odpovědi. Automatické odpovědi se již neposílají.
- Volitelně nastavte časový rámec, během kterého chcete, aby byla automatická odpověď aktivní. Zaškrtněte políčko Posílat pouze během tohoto časového rozsahu. Poté nastavte Čas začátku a Čas ukončení Automatickou odpověď obdrží pouze zprávy přijaté v tomto rozsahu.
-
Pokud pracujete ve společnosti nebo organizaci, můžete mít další možnosti pro automatické odpovědi:
- Uvnitř mé organizace: Tato zpráva se posílá na zprávy přijaté od ostatních ve stejné společnosti nebo organizaci jako vy.
- Mimo moji organizaci: Zpráva je odeslána lidem mimo vaši organizaci. Zaškrtněte políčko Automaticky odpovídat lidem mimo moji organizaci.
S automatickými odpověďmi jsou spojena bezpečnostní rizika.
- Vybrat OK.
Nástroje a doplňky automatické odpovědi aplikace Outlook
Namísto ručního nastavování pravidla v Outlooku použijte doplněk jako Mail Responder pro Outlook nebo nástroje jako Email Responder (FreeBusy) nebo Auto Reply Manager. Tyto nástroje chytře zasílají pouze nezbytné odpovědi v nepřítomnosti.
Chcete-li udržovat odpovědi v nepřítomnosti centrálněji na serveru Exchange (včetně šablon obsahujících pole sloučená s Active Directory), vyzkoušejte Symprex Out-of-Office Manager.
Jak zapnout automatické odpovědi na Outlook.com
Povolení automatických odpovědí na Outlook.com je jednoduchý proces. Tato funkce nenabízí tolik možností jako software Outlook, ale její použití je snadné.
-
Na stránce Mail Outlook.com vyberte Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
Image -
Vybrat Mail > Automatické odpovědi.
Image -
Zapněte přepínač Zapněte automatické odpovědi.
Chcete-li vypnout automatické odpovědi, vypněte přepínač Automatické odpovědi zapnuto.
Image - Volitelné: Zaškrtněte políčko Posílat odpovědi pouze během časového období. Zadejte Čas zahájení a Čas ukončení. Automatické odpovědi jsou odesílány pouze v tomto časovém rámci.
-
Zadejte zprávu, kterou chcete odeslat, když jsou zapnuté automatické odpovědi.
Image - Volitelně zaškrtněte políčko Posílat odpovědi pouze kontaktům, chcete-li odesílat automatické odpovědi pouze lidem a e-mailovým adresám ve vašich kontaktech Outlook.com.
- Vybrat Uložit.
